La còpia de Microsoft 365 que no surt mai de Microsoft

Durant anys la frase «Microsoft no fa les teves còpies» servia per tancar la conversa. Ja no: Microsoft ven el seu propi backup de Microsoft 365, s'encén des del tauler d'administració i es paga per consum. Així que la pregunta útil ha canviat de lloc. No és si existeix, és de què et protegeix exactament. I això està escrit, amb xifres i amb noms, a la documentació del producte. Inclosa la part on Microsoft explica que el seu emmagatzematge de còpies no és immutable, sinó de només afegit.

L'hem llegit sencer. Abans de continuar, el conflicte d'interès al davant: prestem còpies gestionades de Microsoft 365 i guanyem diners si ens contractes aquest servei, així que tot el que ve es llegeix amb la cella aixecada. El producte fa molt bé el que fa i té una frontera declarada per escrit. Gairebé tots els ensurts que hem vist amb còpies de Microsoft 365 venen de no saber on és aquesta frontera.

Primer, el que fa bé, que és molt

Els números de la taula de característiques són bons i convé dir-ho abans de posar-se crític. A OneDrive i SharePoint hi ha punts de restauració cada 10 minuts per a les dues setmanes anteriors, més punts «exprés» aproximadament diaris i setmanals fins a les 52 setmanes. A Exchange Online, punts cada 10 minuts durant les 52 setmanes completes. La granularitat de recuperació és el compte d'OneDrive, el lloc de SharePoint i l'element de correu, contacte, calendari o tasca.

Al nostre parer, la velocitat de restauració és el que separa aquest producte de la resta. Microsoft publica mitjanes: un lloc de menys d'1 TB torna sencer en menys de 20 minuts si es fa servir un punt exprés; en recuperacions massives, fins a 250 unitats de protecció per hora i de l'ordre d'1 a 3 TB per hora, xifra que la taula de recuperacions grans rebaixa a 2 TB per hora; en bústies, entre 100 i 500 elements per minut. Les restauracions no es cobren.

Aquests vint minuts, això sí, són la xifra bona de la pàgina. Uns paràgrafs més avall la taula de rendiment dona 30 minuts per a una sola unitat de protecció amb punt exprés, i una nota al peu obre el rang a entre 10 i 120 minuts segons la mida del lloc. Tres números per a la mateixa operació al mateix document: si n'has de posar un en un pla de recuperació, posa el de la nota al peu.

Fins i tot amb el rang ample, treure aquests mateixos terabytes per Internet des del magatzem d'un tercer és un altre ordre de magnitud. Queda la pregunta que gairebé ningú no fa a la demo: per què és tan ràpid?

La frase que decideix la resta

És a la llista de conclusions arquitectòniques, sense negreta ni avís: «les dades no abandonen mai la frontera de confiança de dades de Microsoft 365» i es respecta la residència geogràfica que ja tinguis. A Azure només hi viatgen metadades limitades —l'identificador de l'inquilí, els dels llocs— i únicament per facturar. Les còpies es creen dins dels límits de dades dels mateixos serveis protegits.

D'aquí surten els vint minuts: no hi ha res per transportar. Microsoft 365 Backup funciona com una màquina del temps dins del teu inquilí, i aquesta arquitectura té conseqüències en les dues direccions. Cap al costat bo, restauracions que cap producte extern no pot igualar perquè cap no s'estalvia el viatge. Cap a l'altre, un conjunt de situacions que queden fora del seu abast per construcció: un bloqueig del compte, una disputa que talla l'accés, un incident d'identitat que et deixa fora del teu propi tauler, la decisió d'anar-te'n a un altre proveïdor. En qualsevol d'aquestes, la còpia continua vivint exactament al sistema que ha deixat de respondre't, i tant se val quants punts de restauració tingui.

Treballem amb la regla de sempre: tres còpies, dos suports, una a fora. Activar Microsoft 365 Backup afegeix còpies i afegeix punts en el temps, però no afegeix el «a fora», que és justament la pota que la regla hi va posar per alguna cosa. És la mateixa dependència circular que explicàvem amb el servidor de còpies ficat al domini, amb un altre decorat: el sistema que t'ha de tornar les dades necessita que el sistema que ha fallat et deixi entrar.

«Immutable», amb un asterisc que hi posa Microsoft

Aquesta part de la documentació mereix un aplaudiment per honestedat i una lectura molt atenta. Microsoft defineix immutabilitat com a emmagatzematge que no es pot alterar, esborrar ni sobreescriure durant un termini, i tot seguit escriu que Backup compleix aquesta definició llevat de no impedir l'esborrat. El que fa servir és emmagatzematge de només afegit: els blobs de SharePoint i OneDrive només poden créixer amb contingut nou, els elements d'Exchange no són accessibles des d'Outlook, OWA ni MFCMAPI, i cap procés no pot corrompre versions antigues.

Per ser justos amb la pàgina, unes línies abans diu el contrari en curt: «les còpies són immutables llevat que les esborri expressament l'administrador de l'eina en donar de baixa el producte». Les dues frases són certes. La segona és la que cal endur-se a la reunió.

La protecció contra sobreescriptura, per tant, és real. L'esborrat està permès expressament, per poder donar-se de baixa del servei i pel control que exigeix l'RGPD. Al seu lloc hi ha tres contrapesos, i convé conèixer-los pel que són: un període de gràcia de 90 dies després de la baixa, que funciona com a paperera de reciclatge de les còpies; l'aïllament de les polítiques de retenció i eliminació de Purview, que no toquen el termini de la còpia; i les notificacions a diversos administradors.

Qui pot apagar la còpia

La mateixa documentació enumera els esdeveniments potencialment nocius que disparen avís, i llegits de seguit són gairebé un guió: desactivar Backup, pausar la facturació per incidència o per acció d'un administrador, treure unitats de protecció d'una política, donar de baixa unitats —és a dir, esborrar còpies—, pausar una política, transferir els controladors entre Microsoft i un tercer, revocar l'aplicació controladora, canviar la llista de notificació i activar o desactivar la mateixa funció de notificacions. Qualsevol que hagi vist de prop un incident de ransomware reconeixerà la seqüència: el primer que es toca no són les dades, és el que les torna.

Qui pot fer tot això també està escrit. L'administrador global ho controla tot; el de SharePoint, OneDrive i SharePoint; el d'Exchange, les bústies. I hi ha un rol dedicat, Microsoft 365 Backup Administrator, que governa l'eina sencera. Que existeixi aquest rol és la millor notícia d'aquest apartat, perquè permet el que fa anys que demanem en Zero Trust: que administrar les còpies no sigui un efecte secundari d'administrar el correu.

La dependència nova: la còpia penja d'una subscripció d'Azure

Per encendre Backup calen dues coses: ser administrador de SharePoint o global, i una subscripció d'Azure vàlida amb un grup de recursos, una regió i un compte amb rol de propietari o col·laborador. El cobrament és per consum. Qui es va donar d'alta abans de l'1 d'abril del 2026 ho té a Configuració de l'organització i pot migrar-ho a l'experiència nova de facturació; qui hi arribi després hi entra ja per aquí, amb pressupostos i avisos, i amb l'opció de repartir el consum entre diverses subscripcions per departaments.

Aquí apareix una cosa que no era al mapa de riscos de ningú, i que la mateixa llista d'esdeveniments nocius confirma: «pausar la facturació per incidències o per acció d'un administrador» és un esdeveniment de còpies. Una targeta caducada, una subscripció d'Azure que algú neteja en una revisió de costos, un canvi de titular al contracte de núvol: qualsevol d'aquests tres tràmits administratius toca ara la teva capacitat de recuperació. És una dependència real i perfectament gestionable, amb la condició d'escriure-la al lloc on es gestionen les dependències, no al cap de qui la va muntar.

El preu, per tenir-lo al cap sense fer un estudi: 0,15 dòlars per GB protegit i mes, sobre totes les dades protegides i no sobre l'increment, amb les restauracions incloses. Un terabyte protegit són uns 154 dòlars al mes, al voltant de 1.840 l'any; cinc terabytes, prop de 770 al mes (comptant el terabyte a 1.024 GB). La xifra és de la taula de la documentació, en dòlars i abans del que diguin el teu contracte i la teva moneda. I puja sola, perquè les dades d'un inquilí només creixen.

Un any és un any

El període de retenció és d'un any als tres serveis. Per recuperar-se d'un desastre en sobra; per a una obligació documental de contractes, facturació, expedients laborals o certificacions es queda molt curt, perquè aquestes es compten en anys. No hem trobat cap anunci de Microsoft que ampliï aquest termini, així que el número que avui pots posar en un contracte o en un procediment és el de la taula: un.

I no, la retenció de Purview no tapa aquest forat: té una altra finalitat i les seves regles poden esborrar per inactivitat, com vam explicar quan va aparèixer el criteri d'últim accés.

La llista del que està cobert és curta, i és literal

OneDrive, SharePoint i Exchange Online. Això és tot el que hi ha a la taula, i les unitats de protecció que es trien en una política són igual de literals: un compte d'OneDrive, un lloc de SharePoint, una bústia. Teams no hi figura com a càrrega, ni com a aplicació ni de cap altra manera; el que és recuperable és el que viu en un lloc, en un OneDrive o en una bústia, i només si aquell lloc, aquell OneDrive o aquella bústia són dins d'una política. Mereix mitja hora de repàs abans de donar per protegit un inquilí sencer.

Hi ha a més un matís de la restauració que convé discutir amb qui mana al negoci, no només amb qui administra l'inquilí. Restaurar un lloc de SharePoint o un OneDrive és un retrocés a l'estat anterior que sobreescriu tot el contingut i les metadades posteriors a aquell punt. La restauració per versions de fitxer, la que deixaria a recer el que es va fer després, figura com a «properament» a la mateixa taula de característiques. Traduït a un dijous qualsevol: recuperar el dilluns en un lloc actiu vol dir llençar la feina de tres dies, i aquesta signatura no la posa el tècnic. Per això insistim tant a calcular l'RTO i l'RPO abans de comprar l'eina.

Com ho decidim nosaltres (i què hi guanyem)

Recordat ja l'interès que hi tenim, va el criteri amb el raonament al davant perquè es pugui discutir. Tot l'anterior es redueix a dos escenaris, i no competeixen entre ells.

La majoria de les empreses mitjanes amb què treballem tenen l'escenari A raonablement cobert i el B com a suposició. La nostra feina consisteix a fer que B deixi de ser una suposició i passi a ser un procediment amb un número al costat, encara que la resposta sigui que amb el que hi ha n'hi ha prou.

Quan no l'encendríem encara

Si ningú no ha escrit què cal poder restaurar, en quant temps, qui ho demana i qui autoritza sobreescriure tres dies de feina, encendre Backup és pagar 0,15 dòlars per gigabyte al mes per una tranquil·litat que no s'ha definit. L'eina s'activa en una tarda; el procediment i la prova de restauració amb cronòmetre porten més, i són els que diuen si l'eina calia. I si el volum a Microsoft 365 és petit i ja hi ha una còpia externa que cobreix els dos escenaris, això és opcional i no passa res per dir-ho.

La pregunta amb què tanquem aquestes reunions és sempre la mateixa, i és incòmoda expressament: si demà perds l'accés a l'inquilí —no els fitxers, l'accés—, des d'on restaures? Si la resposta comença per «entrem al tauler d'administració», la còpia i el problema viuen a la mateixa casa. Pot ser una decisió perfectament raonable; el que no pot ser és una sorpresa.

Fonts (verificades el 17 d'agost del 2026): el període de retenció d'un any a OneDrive, SharePoint i Exchange Online, la cadència de punts de restauració (cada 10 minuts les dues setmanes prèvies, «exprés» diaris o setmanals, setmanals de 2 a 52 setmanes; a Exchange cada 10 minuts durant 52 setmanes), les mitjanes de restauració (lloc de menys d'1 TB en menys de 20 minuts amb punt exprés, 1-3 TB/hora, fins a 250 unitats de protecció per hora, 100-500 elements per minut en bústies), el preu de 0,15 $ per GB protegit i mes amb restauracions gratuïtes, la frase «les dades no abandonen mai la frontera de confiança de dades de Microsoft 365», l'explicació d'emmagatzematge de només afegit enfront d'immutable («Backup compleix aquesta definició llevat de no impedir l'esborrat»), el període de gràcia de 90 dies després de la baixa, l'aïllament respecte a les polítiques de Purview, el retrocés complet del lloc en restaurar i la restauració per versions marcada com a «properament», de «Overview of Microsoft 365 Backup» (Microsoft Learn). Els requisits d'alta (subscripció d'Azure amb grup de recursos, regió i rol de propietari o col·laborador; administrador de SharePoint o global), la nova experiència de facturació per a altes posteriors a l'1 d'abril del 2026 i la facturació departamental, la llista d'esdeveniments potencialment nocius —inclosa la pausa de facturació per incidències o per acció d'un administrador—, l'enviament de les notificacions com a resum diari, el límit de 20 destinataris individuals a més de llistes i grups, l'exclusió dels treballs amb RPO de 10 minuts i la taula de rols amb el nou Microsoft 365 Backup Administrator, de «Set up Microsoft 365 Backup» (Microsoft Learn). No hem trobat cap anunci de Microsoft que ampliï aquest any, així que el post es queda amb el que està escrit a la taula. Les tres xifres de temps de restauració que la mateixa pàgina dona per a la mateixa operació (menys de 20 minuts per a un lloc de menys d'1 TB, 30 minuts per a una unitat de protecció amb punt exprés i un rang de 10 a 120 minuts a la nota al peu) es recullen tal qual, igual que la diferència entre l'«1-3 TB per hora» de la taula resum i el «fins a 2 TB per hora» de la taula de recuperacions massives. Els exemples de cost (154 $/mes per TB, 1.840 $/any, 770 $/mes per 5 TB) són aritmètica nostra sobre aquest preu de llista i no inclouen impostos, moneda ni condicions contractuals. La lectura dels dos escenaris, la crítica de la finestra de detecció i les recomanacions de rols són nostres. Les cites en català de textos originalment en anglès són traducció nostra.