A partir d'aquesta tardor, aquesta escena serà possible: algú obre una presentació de fa tres anys des del PowerPoint online i li surt un error estrany. El fitxer no s'ha esborrat, no està corrupte i continua exactament on era. Està arxivat. I la decisió d'arxivar-lo no la va prendre ningú de sistemes: la va prendre una política de retenció que es va configurar fa mesos en un altre departament. La fitxa del roadmap ho explica com una millora de cost, i ho és. També canvia qui decideix si un fitxer s'obre.
L'entrada 561208 del roadmap de Microsoft 365 es diu «Microsoft Purview: Data Lifecycle Management – Archive SharePoint files under retention». Es va publicar el 5 de maig de 2026, es va tocar per última vegada el 25 d'agost i continua en estat In development: preview el setembre de 2026 i disponibilitat general l'octubre de 2026. La descripció, en literal, diu que l'arxivat basat en retenció «moves inactive content to low-cost storage, lowering costs with no compromise on Compliance, keeping data discoverable and making Copilot results highly relevant».
Fixa't en el que aquesta frase promet i en el que no. Promet cost, compliment, cerca i Copilot. No diu ni una paraula sobre si el fitxer s'obre. I aquesta és justament la part que t'arribarà a la taula.
Dos avisos de calendari i abast abans de continuar, perquè les fonts no acaben de quadrar. Les dates de dalt són les de la fitxa del roadmap en la seva versió del 25 d'agost; l'anàlisi d'Office 365 for IT Pros, que treballa amb la nota del centre de missatges MC1325441 al davant, apunta a un calendari una mica més d'hora (preview a mitjans de setembre i disponibilitat general a finals de setembre). I pel que fa a l'abast, aquella nota parla de SharePoint Online i OneDrive per a l'Empresa, mentre que la documentació d'arxivat a nivell de fitxer diu avui que només SharePoint. Ho diem en comptes de triar la versió que ens convé: fins que no surti no ho sabrem.
Què és exactament el calaix fred
Microsoft 365 Archive fa un temps que funciona per a llocs sencers de SharePoint, i des d'aquest estiu també a nivell de fitxer. La documentació oficial ho defineix sense embuts: mou el contingut a «a cold storage tier within SharePoint», deixa de consumir la quota activa del tenant i passa a comptar com a emmagatzematge d'arxiu. La cerca d'usuari, el Content Search de Purview i l'eDiscovery el continuen trobant. Copilot, en canvi, no s'entrena amb contingut arxivat —això Microsoft ho ven com un avantatge, i per a rellevància ho és—.
I després, a la mateixa pàgina de Microsoft Learn, una frase solta a mitja paràgraf que resumeix el post sencer: «Content in this tier is no longer directly accessible to anyone.» És al cos del text, no en una nota al peu, i descriu el funcionament normal del nivell fred.
Mite 1: «arxivar és una decisió d'emmagatzematge»
Arxivar és una decisió de disponibilitat disfressada de decisió d'emmagatzematge. La prova és a la mateixa llista de limitacions de l'arxivat a nivell de fitxer que publica Microsoft. Aquestes aplicacions, diu, poden «display incorrect error messages, fail to load correctly, or fail actions taken with archived content»:
- ✗Word i PowerPoint online. És a dir, el que passa quan algú fa clic en un document des del Teams o des del navegador.
- ✗Les apps mòbils de Teams, OneDrive i SharePoint.
- ✗El client de sincronització d'OneDrive a macOS, i a Windows 10 o anteriors. I també en equips Windows que no rebin actualitzacions amb freqüència.
- ✗Office d'escriptori sense actualitzar des de l'1 de març de 2026. Aquesta data és un requisit de pedaç amagat dins d'una funció de compliment.
- ✗Clipchamp i Power BI, en intentar importar contingut arxivat.
I aquesta llista no està tancada. Microsoft l'encapçala amb «The list of known limitation includes but isn't limited to»: és el que se sap avui, no l'inventari del que pot fallar demà. Val la pena llegir-la així abans de prometre res a ningú.
De les tres coses que Microsoft diu que poden passar, la primera és la que fa mal: missatges d'error incorrectes. Un error que diu una altra cosa, no un avís que el fitxer està arxivat. Multiplica això per una plantilla que no sap que existeix una capa freda i tindràs tiquets descrivint un símptoma que no porta a la causa. Aquesta feina no apareix a la calculadora d'estalvi de Microsoft.
Mite 2: «si molesta, el reactives i ja està»
Reactivar existeix i, des del 31 de març de 2025, no costa diners a SharePoint: Microsoft va eliminar la tarifa de reactivació. Però la marxa enrere no és simètrica. La documentació és explícita: un fitxer reactivat no es pot tornar a arxivar durant 120 dies (la pàgina de preus ho formula com un període de quatre mesos, i aclareix que l'eliminació de la tarifa no aplica als comptes de OneDrive).
I hi ha un detall anterior a aquest, que decideix el temps de resposta. Microsoft documenta dos estats: durant els set primers dies el fitxer està Recently archived i «reactivations are instantaneous»; a partir del setè dia passa a Archived, i allà «reactivations can take up to 24 hours». En un arxivat disparat per una política de retenció, el fitxer que algú reclama farà setmanes o mesos que és al calaix. És a dir, 24 hores, no minuts.
Ajunta les dues xifres i ja tens la marxa enrere completa: 24 hores per tornar el fitxer a qui el demana, i quatre mesos fins que la política pugui tornar a arxivar-lo. Amb aquesta asimetria, això es desplega per llocs i per fases, no de cop sobre tot el tenant.
Qui signa això, i per què no ets tu
Aquí hi ha dos detalls que canvien com es planifica això. El primer: segons l'anàlisi publicada per Office 365 for IT Pros el 20 d'agost, un cop configures l'acció d'arxivat en una política o etiqueta, poden passar fins a deu dies abans que els processos de Purview comencin a moure fitxers i —cita literal— «there's no way to trigger an immediate evaluation and move». No hi ha botó de «fes-ho ara» ni de «fes-ho dissabte a les tres».
El segon és organitzatiu i pesa més. Una política de retenció de Purview no acostuma a configurar-la qui rep els tiquets. La signa algú de compliment, de legal o de direcció, amb un criteri perfectament raonable —«els projectes tancats fa més de tres anys, a cost baix»— i sense cap motiu per saber que aquest criteri inclou la frase «no directament accessible per a ningú». Fins ara, aquesta política només podia conservar o esborrar. Quan això arribi podrà a més canviar l'estat de fitxers vius.
Fa anys que repetim que la primera causa de caigudes serioses no és el maquinari, són els canvis que algú fica en producció sense que ningú els miri. Doncs és exactament el mateix, amb un embolcall nou: un canvi de producció que entra per la porta del compliment, on no hi ha finestra, ni canari, ni marxa enrere ràpida.
I no, arxivar no és copiar
Ho diem en una línia perquè ja ho vam escriure sencer: arxivar mou la mateixa còpia a un lloc més barat, no en crea una segona. Ho vam escriure a una política de retenció no és una còpia de seguretat i ho vam mirar per l'altre costat a la còpia de Microsoft 365 que mai surt de Microsoft. El mateix Microsoft separa les dues coses a la seva documentació de còpies: les polítiques de retenció i esborrat «don't affect the backup recovery window, which remains fully isolated from those policies». Si fossin el mateix, aquesta frase no caldria.
Com ho desplegarem nosaltres
Res d'això és un motiu per no fer servir Microsoft 365 Archive. És un motiu per tractar-lo com el que és. El nostre guió:
- 1Primer l'inventari de clients, no la política. Quants Mac amb el client de sincronització, quants Windows 10 que continuïn vius, quina versió d'Office d'escriptori té la gent. Aquesta llista decideix si pots encendre-ho o si abans tens feina de pedaços.
- 2Un lloc pilot que no sigui el de finances. Un lloc de projectes tancats, amb propietari identificat i amb usuaris a qui pots trucar per telèfon. Per a l'arxivat de fitxer, la documentació demana assegurar-se que els usuaris saben reactivar-lo des del seu lloc original si necessiten accedir-hi (per arxivar un lloc sencer, el literal és més contundent: avisar abans propietaris i usuaris). Nosaltres ho convertim en un correu amb captures de l'error que veuran.
- 3Els deu dies entren al pla. Si l'efecte comença quan vol Purview, no pots prometre una finestra. El que sí pots és tenir algú mirant els tiquets durant les dues setmanes següents a tocar la política.
- 4Excloure el que ja sabem que no va. A nivell de fitxer: OneNote, les pàgines de SharePoint i els agents no s'arxiven, i la biblioteca
Site Assetsno admet arxivat de fitxer. I si algun dia es planteja arxivar llocs sencers, aquella és una altra llista: els llocs amb canals privats o compartits de Teams només són compatibles a mitges. Millor saber-ho abans que descobrir-ho per un error. - 5Qui signa queda per escrit. Si la política la proposa compliment, la revisa sistemes abans d'aplicar-se. És la mateixa regla que apliquem a qualsevol canvi que toqui producció, i una política de retenció amb acció d'arxivat ja ho és.
Quan no ho encendríem
Si el teu tenant està per sota de la seva quota d'emmagatzematge, no ho encenguis. La pàgina de preus de Microsoft és taxativa: el comptador d'arxiu «is charged only when archived storage plus active storage in SharePoint exceeds the included or licensed allocated SharePoint storage capacity limit of the tenant». Si no et passes de quota, arxivar no t'estalvia ni un euro i sí que t'afegeix una capa que abans no hi era.
Si estàs per sobre, el compte canvia i canvia molt: 0,05 $ per GB i mes d'arxiu davant de comprar paquets d'emmagatzematge estàndard per l'excés. En aquest cas Microsoft 365 Archive és una eina bona i barata, i ho diem sense matisos. Només que la factura no és l'única variable de la decisió.
Un avís que es llegeix a la lletra petita i val la pena: si l'arxivat s'apaga o la subscripció de facturació associada deixa d'estar sana, el contingut arxivat continua arxivat —es pot reactivar—, però mentrestant «counts as active storage usage». És a dir, torna a consumir quota sense tornar a ser accessible. Si has de dependre d'això, vigila aquesta subscripció com vigiles qualsevol altra peça de producció.
El que ha fet Microsoft sense dir-ho
Microsoft ha fet bé d'unir retenció i arxivat: és coherent amb el cicle de vida de la dada i el compte surt. El que ha fet de passada, sense dir-ho, és donar a una política de compliment la capacitat de canviar com es comporta un fitxer per a l'usuari que l'obre. Si a la teva organització aquestes dues coses les signen persones diferents que no es parlen, qui se n'assabentarà primer és el servei de suport, i se n'assabentarà per telèfon.
A everyWAN gestionem tenants de Microsoft 365 i portem les polítiques de compliment i continuïtat dels nostres clients amb la mateixa disciplina amb què toquem un clúster: inventari, pilot, avís i algú mirant després. I les còpies van a banda, amb Backup 365: són una altra peça i així les tractem.
Fonts (verificades una a una): entrada 561208 del roadmap de Microsoft 365, «Microsoft Purview: Data Lifecycle Management – Archive SharePoint files under retention» (creada 05-05-2026, modificada 25-08-2026, estat In development, preview setembre CY2026, GA octubre CY2026) — microsoft.com/microsoft-365/roadmap; definició del nivell fred, limitacions per aplicació, 120 dies de reactivació i tipus de fitxer no arxivables — Learn: Overview of Microsoft 365 Archive; els set dies de Recently archived i les 24 hores de l'estat Archived — Learn: Archive states in Microsoft 365 Archive; 0,05 $/GB/mes, facturació només per sobre de quota, eliminació de la tarifa de reactivació el 31-03-2025 i comportament amb facturació no sana — Learn: Pricing model for Microsoft 365 Archive; aïllament entre polítiques de retenció i finestra de recuperació de còpies — Learn: Overview of Microsoft 365 Backup; MC1325441, els deu dies de procés en segon pla, l'absència d'avaluació immediata i el calendari alternatiu — Office 365 for IT Pros, 20-08-2026. La fitxa del roadmap es va modificar per última vegada el 25 d'agost de 2026; les dates que donem són les d'aquella versió.
Saps quines polítiques de retenció té el teu tenant i qui les va signar?
Revisem el teu Microsoft 365 abans de l'octubre: quines polítiques hi ha, quins clients tens desactualitzats i què passaria si demà s'activés l'arxivat. Sense fum i amb la documentació al davant.
Parlar amb everyWAN
Microsoft 365
ES 
CAT 
EN