La retenció que cobria Copilot s'apaga aquest mes, i ningú no ha tocat la política

Hi ha un tipus de canvi de configuració que no apareix al teu registre de canvis, perquè no el fas tu: el que el fabricant fa dins d'un control que tu vas donar per posat fa mesos. Entre finals d'octubre i mitjans de novembre del 2026, Microsoft converteix les polítiques de retenció antigues de Teams en polítiques només Teams. El contingut de Teams es queda exactament igual. Les converses amb Copilot, que moltes d'aquelles polítiques estaven conservant sense que ningú ho hagués demanat, es queden fora. L'avís es diu MC1481313, es va publicar el 28 de setembre i no anomena ni una sola de les teves polítiques.

Què diu l'avís, i què deixa a les teves mans

El text és curt i no s'amaga. Les polítiques de retenció antigues de Teams «que avui afecten tant dades de Teams com de Copilot es tractaran com a polítiques només de Teams», i a partir d'aquí «les interaccions de Copilot ja no es conservaran ni s'esborraran mitjançant aquelles polítiques antigues de Teams». El desplegament «comença a finals d'octubre del 2026 i s'espera que es completi a mitjans de novembre del 2026». L'entrada equivalent del full de ruta, la 571306, es va publicar deu dies abans, el 18 de setembre, i porta la mateixa frase en una línia: les polítiques de Teams que cobreixen Copilot passen a ser només de Teams.

El que l'avís no fa és la part difícil. No et diu quantes polítiques del teu tenant estan afectades, ni quines. Et demana que «revisis les polítiques de retenció de Microsoft Purview existents per identificar les que es puguin aplicar avui a interaccions de Copilot». El verb és teu. I convé llegir la conseqüència en les dues direccions, perquè gairebé tothom la llegeix en una sola: si la teva política era de retenir, deixes de conservar una cosa que creies conservada; però si era de retenir i després esborrar, o d'esborrar sense més, el que deixes de fer és esborrar. Hi ha empreses que descobriran al novembre que continuen guardant converses que havien promès eliminar als trenta dies.

Per què Copilot hi era sense que tu l'hi posessis

La ubicació on marcaves la casella es deia, literalment, «xats de Teams i interaccions de Copilot». I la documentació de Microsoft explica el motiu sense adorns: els missatges de Copilot «s'incloïen automàticament» allà «perquè es conservaven i s'esborraven fent servir els mateixos mecanismes». I després ve la frase que hauria de fer aixecar la vista a qualsevol que signi un pla de compliment: «els usuaris no havien d'estar fent servir Teams perquè la política de retenció s'apliqués a Copilot».

És a dir: la cobertura no va ser mai una decisió de producte. Va ser un efecte col·lateral de la fontaneria. Teams i Copilot guarden la seva còpia de compliment al mateix lloc —una carpeta oculta de la bústia d'Exchange de l'usuari— i per això la mateixa política arribava a tots dos. Una cobertura que neix del fet que dues coses comparteixen canonada s'acaba el dia que separen les canonades, i aquell dia el tria el fabricant. Separar les ubicacions és, a més, el correcte; Copilot no és Teams i tractar-los com si ho fos era l'apedaçament. Així que no estem dient que el canvi estigui mal fet. Estem dient que el control que tenies no era el que et pensaves, i que l'únic lloc on allò s'anuncia és un missatge del centre de missatges amb data de caducitat.

On hi havia una casella ara hi ha onze noms

Les polítiques noves ja no tenen una ubicació d'IA: tenen tres grups, amb onze aplicacions anomenades una a una. A experiències de Microsoft Copilot: Microsoft 365 Copilot, Security Copilot, Copilot a Fabric i Copilot Studio. A aplicacions d'IA empresarials: aplicacions d'IA registrades a Entra, ChatGPT Enterprise i Microsoft Foundry. I a altres aplicacions d'IA: ChatGPT, Google Gemini, el Copilot de consum i DeepSeek. Que al selector de retenció del teu tenant apareguin ara ChatGPT, Gemini i DeepSeek diu força sobre on creu Microsoft que serà el problema de compliment el 2027, i no creiem que s'equivoqui.

Abans que ningú s'emocioni amb la llista convé llegir la frase que l'acota, perquè és més dura del que sembla. La política de retenció, tota sola, arriba a les preguntes i respostes de dues d'aquelles onze: Microsoft 365 Copilot i Copilot Studio. Les altres nou —Security Copilot, Copilot a Fabric, les aplicacions registrades a l'Entra, ChatGPT Enterprise, Microsoft Foundry, ChatGPT, Gemini, el Copilot de consum i DeepSeek— només hi entren «quan tenen una política de recopilació amb l'opció de capturar contingut». És a dir, cal una altra peça a sobre, i no és una casella sinó un muntatge. Marcar la ubicació i donar la feina per feta és exactament l'error que acaba de costar la cobertura del Copilot a mig món.

El rellotge no comença quan et penses ni acaba quan et penses

Si crearàs la política nova, convé saber què estàs comprant. Darrere de cada interacció de Copilot hi ha una tasca temporitzada del servei d'Exchange que «normalment triga entre 1 i 7 dies a executar-se», una carpeta intermèdia anomenada SubstrateHolds on el missatge es queda «almenys 1 dia», i una altra passada de la mateixa tasca per a l'esborrat definitiu. Microsoft ho suma per tu amb un exemple propi: una política d'esborrar l'endemà «podria trigar 16 dies» fins que el missatge deixa d'aparèixer en una cerca d'eDiscovery. D'aquella aritmètica ja en vam escriure explicant per què els xats de Teams no són a la teva còpia de seguretat, i aquí s'aplica igual.

I una advertència que la documentació destaca en un avís a part, i que invalida el mètode de comprovació que farà servir tothom: «els missatges visibles a les teves aplicacions d'IA no són un reflex exacte de si estan retinguts o esborrats permanentment a efectes de compliment». Obrir el Copilot i mirar si la conversa encara hi és no demostra res, ni a favor ni en contra. La comprovació vàlida és una cerca d'eDiscovery.

La còpia de seguretat tampoc no ho cobreix, i no se n'assabenta

La reacció natural és «doncs ho fico a la còpia». No es pot. El backup natiu del Microsoft 365 protegeix tres càrregues de treball —OneDrive, SharePoint i Exchange Online—, amb una finestra configurable de 3 mesos, 6 mesos, 1 any o 2 anys i un preu de 0,15 $ per GB i mes, restauracions incloses. Copilot no és en aquella llista. Teams tampoc, que és el que vam explicar al seu dia.

Hi ha una altra línia en aquella mateixa pàgina que ja vam citar a l'agost, parlant de l'arxivat, i que aquí canvia de sentit: les polítiques de retenció i d'esborrat «no afecten la finestra de recuperació de la còpia, que roman totalment aïllada d'aquelles polítiques». És una frase bona —et protegeix que un esborrat per política et buidi la còpia— i alhora és el diagnòstic complet: retenció i còpia són dos sistemes que no es parlen. El que conserva la retenció no és a la còpia; el que conserva la còpia no obeeix la retenció. Si el teu pla de compliment assumeix que l'un dona suport a l'altre, el pla té un forat que no apareix fins que algú demana una dada concreta. Pel mateix camí va el matís de la immutabilitat, que aquí es declara amb una honestedat que no abunda: el producte «compleix aquella definició llevat de no impedir l'esborrat», amb un període de gràcia fix de 90 dies després de donar-lo de baixa. Append-only no és immutable, i ho diu el fabricant.

El nostre servei de Backup 365 existeix precisament per aquest buit, i la regla que apliquem és la mateixa que fora del núvol: 3-2-1 i còpies immutables, perquè el Microsoft 365 no fa les teves còpies per tu. Traduït al que fem en entrar en un tenant: llistar quina càrrega de treball té còpia, quina té retenció, quina té les dues i quina no en té cap. El desajust més habitual no és que falti la còpia; és que l'empresa donava per fet que la retenció era la còpia. I el propietari de la clau també importa, que és el que vam veure quan vam escriure sobre com el backup del teu Microsoft 365 entra amb una clau que no guardes tu.

Els altres rellotges que tampoc no vas engegar tu

El Microsoft 365 no té «una retenció». Té diversos comptadors independents, amb terminis diferents, que arrenquen amb accions diferents i els atura gent diferent. Això és el que hi ha avui, amb els números de la documentació oficial:

D'aquella documentació hi ha dues frases que no caben en una cel·la. Una: «la paperera de reciclatge no està indexada i per tant les cerques no hi troben contingut. Això significa que una retenció d'eDiscovery no pot localitzar contingut a la paperera per retenir-lo». Compte amb el que diu i amb el que no: una retenció que ja hi era sí que mana, i la mateixa pàgina ho aclareix —un OneDrive sota retenció d'un cas d'eDiscovery no s'esborra fins que s'aixequi la retenció—. El que no pots és posar una retenció nova sobre una cosa que ja ha caigut a la paperera, perquè allà dins la cerca no la troba. Dit d'una altra manera: els 93 dies no són un forat, són un termini durant el qual la decisió de retenir l'has hagut de prendre abans. La segona frase ens va deixar mirant la pantalla una estona: «després de 12 mesos d'emmagatzematge o arxiu impagat, les dades del OneDrive es podrien esborrar amb independència de la configuració de retenció, les polítiques de retenció, l'eDiscovery i totes les retencions legals». Llegeix-la un altre cop. Una factura impagada pesa més que una retenció legal, i això no ho arregla cap política de Purview. És la mena de lletra petita que apareix el dia que algú deixa de pagar un arxiu que ningú recordava tenir encès.

El patró es repeteix fora del Microsoft 365, per cert: la finestra dels teus registres gairebé mai no cobreix la finestra de l'incident, i això ho vam mesurar escrivint sobre com l'avís va arribar 47 dies tard i els teus registres duren 30. La pregunta útil no és «tinc retenció?», és «quants dies, comptats des de quin acte, i qui ho pot aturar?».

El que no faríem, encara que ens costi una venda

Si a la teva empresa les converses amb el Copilot no són registre de negoci —ningú no les demanarà en una auditoria, no sostenen cap decisió, no hi ha un regulador al darrere—, la resposta correcta a MC1481313 és no crear la política nova i escriure en un document per què. Crear una retenció «per si de cas» sobre interaccions d'IA no és gratis: el que retens ho has de poder trobar i lliurar, i acabes d'afegir onze orígens de dades al teu pròxim eDiscovery. Un control que no has decidit és un passiu amb pinta d'actiu.

I tampoc no vendrem aquí el remei fàcil. No hi ha producte que puguem posar-te a sobre que converteixi una conversa amb un assistent en registre de negoci si la teva empresa no ha decidit abans que ho és. Aquella decisió és de direcció, no de sistemes, i quan la teniu presa la part tècnica és gairebé avorrida. Quan no la teniu presa, cap eina no la substitueix.

Sis comprovacions abans de mitjans de novembre

1. Treu la llista amb PowerShell, no pel portal, i amb l'interruptor correcte. A Security & Compliance PowerShell: Get-RetentionCompliancePolicy -DistributionDetail | Format-List Name,*Location*. El -DistributionDetail no és cosmètic: sense ell, la mateixa documentació avisa que els valors de DistributionStatus i de les propietats *Location «seran inexactes». I no et refiïs de la columna Workload de la sortida per defecte: mostra totes les càrregues de treball, no la que la política aplica de debò. -TeamsPolicyOnly acota la cerca.
2. Per a cadascuna, decideix què volies que passés amb el Copilot. Retenir, esborrar, o res? Si la resposta honesta és «no ho havíem pensat», aquella és una resposta vàlida: escriu-la i signa-la. El que no val és deixar-la sense contestar.
3. Si la resposta és retenir o esborrar, crea la política per a la ubicació del Copilot ABANS de mitjans de novembre. Entre la conversió i la teva política nova hi ha una finestra en què no se n'aplica cap, i aquella finestra és teva, no de Microsoft.
4. Comprova la direcció contrària. Si la política era d'esborrar, deixar d'aplicar-se significa que ara es guarda. Si vas prometre a algú —un client, un comitè, un delegat de protecció de dades— que allò s'eliminava en X dies, aquell compromís es trenca sol.
5. Mira qui ha engegat el Copilot Studio, el Security Copilot o aplicacions d'IA registrades a l'Entra. Són ubicacions separades amb la seva pròpia política, gairebé mai no les va demanar el departament de sistemes i gairebé segur que no estan cobertes.
6. No verifiquis obrint l'aplicació. Microsoft ho destaca en un avís a part: el que veus al Copilot no reflecteix el que està retingut o esborrat. La comprovació vàlida és una cerca d'eDiscovery, i convé fer-la abans del canvi per tenir amb què comparar després.

El que de debò ens enduem d'aquest avís

No és el Copilot. És que un control de compliment pot deixar d'aplicar-se sense que ningú de la teva empresa toqui res, i que l'únic lloc on allò s'anuncia és un missatge del centre de missatges que caduca a la safata d'un administrador que potser ja no treballa aquí. Això no és una errada de Microsoft: és com funciona el programari com a servei, i convé assumir-ho en comptes de fingir que els teus controls són estàtics. La part que sí que és teva és tenir escrit què esperes de cada control i revisar aquella llista quan el fabricant mou alguna cosa. Si la teva resposta a «com està configurada la retenció del vostre Microsoft 365?» és «la vam configurar al seu dia», aquest mes és un moment raonable per mirar-la.

Nosaltres aquella revisió la fem com a part de la gestió del Microsoft 365 i de la feina de compliment i continuïtat, i sol cabre en una tarda: treure les polítiques, creuar-les amb el que l'empresa creu que té, i lliurar la llista de les que no coincideixen. Si vols que la fem amb el teu tenant abans de mitjans de novembre —o només que et diguem quines polítiques teves són a la llista d'afectades—, en parlem.

Fonts. El canvi: avís del centre de missatges del Microsoft 365 MC1481313, «Microsoft Purview | DLM: Legacy Teams retention policies that cover Copilot will be treated as Teams-only», publicat el 28 de setembre del 2026, d'on surten les citacions sobre el tracte com a polítiques només de Teams, el «Copilot interactions will no longer be retained or deleted through these legacy Teams retention policies», la finestra «beginning in late October 2026 and expected to complete by mid-November 2026» i l'acció requerida de revisar les polítiques existents; i l'entrada 571306 del full de ruta del Microsoft 365, publicada el 18 de setembre del 2026, amb disponibilitat general fixada a l'octubre del 2026. La mecànica i els terminis: Microsoft Learn, «Learn about retention for Copilot and AI apps» (consultada el 25 d'octubre del 2026), d'on surten la ubicació antiga «Teams chats and Copilot interactions», el «Users didn't have to be using Teams for the retention policy to apply to Copilot», la llista de les tres agrupacions i les onze aplicacions, que la política de retenció tota sola només arriba a Microsoft 365 Copilot i Copilot Studio i que les altres nou aplicacions necessiten a més una política de recopilació amb captura de contingut, l'emmagatzematge en carpeta oculta de la bústia d'Exchange, la tasca temporitzada d'1 a 7 dies, el mínim d'un dia a SubstrateHolds, l'exemple propi de Microsoft dels 16 dies i l'avís destacat que el que es veu a l'aplicació no reflecteix l'estat de compliment. La còpia: Microsoft Learn, «Overview of Microsoft 365 Backup» (pàgina actualitzada el 18 de setembre del 2026), per a les tres càrregues de treball, la finestra de 3 mesos, 6 mesos, 1 any o 2 anys, els 0,15 $ per GB i mes amb restauracions gratis, l'aïllament entre polítiques de retenció i finestra de recuperació, i el matís que el producte «follows that definition except for disallowing deletion» amb els 90 dies de gràcia. Els altres comptadors: Microsoft Learn, «Recoverable Items folder in Exchange Online» (actualitzada el 22 d'octubre del 2026) per als 14 dies per defecte i el màxim de 30; «OneDrive retention and deletion» (actualitzada el 23 de juny del 2026) per als 30 dies per defecte del OneDrive d'un usuari esborrat, el Set-SPOTenant -OrphanedPersonalSitesRetentionPeriod, l'arrencada del comptador només en esborrar el compte a l'Entra ID, els 93 dies de la paperera de la col·lecció de llocs, l'arxivat automàtic el dia 93 sense llicència, la frase sobre la paperera no indexada i l'eDiscovery, i la dels 12 mesos d'arxiu impagat (l'errata «12 month» és de la mateixa documentació); i «Microsoft Entra Backup and Recovery overview» (actualitzada el 30 de juny del 2026) per a la còpia diària, els set dies d'historial, els requisits de llicència P1 o P2 i la no recuperació d'objectes esborrats en ferm. El que no afirmem: no hem vist la conversió executar-se en cap tenant —el desplegament comença ara—, no donem cap xifra de quantes organitzacions estan afectades perquè ningú no l'ha publicada, i no hem mesurat els terminis de la tasca temporitzada: són els que Microsoft documenta.