Els xats de Teams no són a la teva còpia de seguretat

El fitxer de la proposta és a SharePoint. El correu de confirmació és a Exchange Online. I la frase que va tancar el tracte de debò —«va, ho deixem aquí i ho signem dilluns»— és en un xat de Teams. D'aquestes tres coses, si la teva còpia és la nativa de Microsoft o la de Veeam —les dues que llegim aquí sota, documentació a la mà—, en guarda dues. La tercera surt, per escrit i amb nom, a la llista del que no es copia.

No és culpa de ningú ni és un producte defectuós. És una llista publicada que gairebé ningú obre en el moment en què serveix d'alguna cosa, que és quan es decideix què es protegeix i amb què. Tothom l'obre el dia de l'incident. Llegim-la ara.

On viu de debò un missatge de Teams

Microsoft ho diu sense embuts a la seva documentació de retenció per a Teams: «Teams uses an Azure-powered chat service as its primary storage for all messages (chats and channel messages)». El magatzem principal de les teves converses és un servei de xat sobre Azure, i no cap de les caixes que la teva còpia de seguretat sap obrir.

El que sí que acaba en una bústia és una còpia per a compliment. També literal: «Data from Teams chats is stored in a hidden folder in the mailbox of each user included in the chat», i per als missatges de canal es fa servir una carpeta oculta equivalent dins la bústia del grup. I ara la frase que convé llegir dues vegades, perquè decideix tota la resta: aquestes carpetes ocultes «aren't designed to be directly accessible to users or administrators, but instead, store data that compliance administrators can search with eDiscovery tools».

Existeix una còpia, sí, i està pensada perquè un administrador de compliment la busqui amb eDiscovery. Aquesta eina troba; tornar la conversa al seu lloc a l'aplicació és una altra feina, amb unes altres mans i uns altres terminis. El dia que et fan la pregunta, els terminis que et mesuren són els del segon.

El que cobreix la còpia que ve de fàbrica

Microsoft 365 Backup, el producte natiu de pagament per ús, protegeix tres càrregues de treball. La taula de la seva documentació té tres columnes i no n'hi ha una quarta: OneDrive, SharePoint i Exchange Online. La unitat de còpia que declara és igual de concreta —«OneDrive account», «SharePoint site», «Exchange user account»— i el xat de Teams no és cap d'aquestes tres unitats. La factura també està publicada: 0,15 $ per GB i mes de tot el que es protegeix, amb les restauracions incloses.

I compte, que això no ho expliquem com una pega, perquè té sentit. Els fitxers que comparteixes en un canal viuen al SharePoint de l'equip; els que comparteixes en un xat privat acaben al OneDrive de qui els va pujar, a la carpeta Microsoft Teams Chat Files. Això entra a la còpia. Els enregistraments segueixen la mateixa lògica: la reunió de canal deixa el fitxer al lloc de SharePoint de l'equip, i la reunió nascuda d'un xat el deixa al OneDrive de l'organitzador —a les trucades un a un i de grup, al de qui va prémer gravar—, i així ho documenta Microsoft quan explica on cal posar la política de retenció. Els adjunts hi entren. La conversa es queda fora. Sobre aquests enregistraments i de qui pengen el dia que aquella persona marxa ja en vam escriure un post sencer.

Sobre com es factura aquest producte i per què una casella protegeix més del que un s'imagina ja en vam escriure en un altre post. Avui n'hi ha prou amb una cosa més simple: la llista de càrregues és curta, està publicada i cal mirar-la sencera abans de donar res per cobert.

La llista que publica la teva eina de còpia

Si en comptes del producte natiu fas servir una eina de tercers, la pregunta es trasllada al seu manual. Agafem la que més ens trobem a les pimes, del fabricant amb qui ja treballem en còpies de servidor: Veeam Backup for Microsoft 365, versió 8.6. La seva pàgina Considerations and Limitations reparteix les limitacions per càrrega —Exchange per una banda, SharePoint i OneDrive junts, i Teams— i en dos d'aquests apartats, el de SharePoint i el de Teams, la llista obre amb la mateixa frase: «does not back up the following objects». La de Teams té deu entrades. Entre elles:

A SharePoint la mateixa pàgina té una altra llista, de set entrades, i una d'elles convé mirar-la amb el calendari al davant: «Archived SharePoint sites». Veeam no defineix què entén per arxivat, però tot apunta a la capa freda de Microsoft 365 Archive, la documentació de la qual diu que el contingut d'aquest nivell «is no longer directly accessible to anyone». I l'arxivat activat des d'una política de retenció de Purview és en camí —ho vam analitzar quan es va anunciar—, així que aquesta línia del manual passarà de nota a casuística real en molts tenants.

Preferim mil vegades el fabricant que enumera el que no fa que no pas el que es limita a dir «protegim Microsoft 365»: aquesta llista, publicada sencera i amb noms i cognoms, és de les coses que mirem quan comparem productes. El que falla és el moment en què es llegeix, gairebé sempre amb l'incident a sobre.

Retenció no és còpia, i aquí el matís és literal

La resposta habitual a tot això és «tranquil, tenim una política de retenció de Teams». Aquesta política fa alguna cosa útil, i fa exactament el que diu: conservar perquè després es pugui buscar. Microsoft ho adverteix en negreta a la seva pròpia pàgina: «Messages visible in the Teams app are not an accurate reflection of whether they're retained or permanently deleted for compliance requirements». I quan un missatge esborrat continua retingut, el que passa és això: deixa de veure's a l'aplicació i «will continue to be discoverable with eDiscovery». Per a l'usuari que el busca, ha desaparegut. Ja vam dedicar un post a aquesta distinció amb les polítiques de Purview de SharePoint.

I hi ha dues lletres petites més que gairebé mai no es citen. La primera: la retenció de Teams no ho desa tot. Els fragments de codi, les notes de veu gravades des del client mòbil, les miniatures, les imatges d'anunci i les reaccions amb emoticona «aren't retained when you use retention policies for Teams messages». La segona: els temps. Quan un usuari esborra un missatge, aquest missatge no entra a la carpeta SubstrateHolds fins 21 dies després; allà s'hi queda un mínim d'un dia; i la tasca programada que el processa passa típicament cada 1-7 dies. Microsoft fa el compte a la seva pròpia documentació amb un exemple incòmode: una política configurada per esborrar al cap d'un dia pot trigar 16 dies a esborrar de debò.

Són els terminis raonables d'un sistema de compliment, fet per no perdre res per accident. El problema apareix quan algú els fica en un pla de continuïtat com si fossin temps de restauració: 21 + 1 + 7 no és un RTO que puguis signar davant d'una direcció.

El dia que algú marxa

Aquí la lletra petita té una condició que es passa per alt. Microsoft: si un usuari amb bústia a Exchange Online deixa l'organització i s'esborra el seu compte, «their chat messages that are subject to retention are stored in an inactive mailbox». La condició és subject to retention. Si sobre aquesta persona no hi havia cap política de retenció de Teams aplicada, no hi ha bústia inactiva que rescati les seves converses. El mecanisme que la gent dona per fet només existeix si algú el va encendre abans.

I amb gent de fora, pitjor. Si un extern entra amb un compte de convidat al teu tenant, els seus missatges es desen també en una shadow mailbox, i Microsoft aclareix que «retention policies aren't supported for shadow mailboxes», encara que se't mostrin com a incloses en una política de tota l'organització. Si l'extern entra amb el compte d'un altre tenant de Microsoft 365, les seves còpies es queden al seu tenant i les teves polítiques no hi arriben. La teva meitat d'aquesta conversa sí que la tens, a les bústies de la teva gent; la seva no ha estat mai teva. Ja vam escriure sobre la còpia de Microsoft 365 que mai no surt de Microsoft; aquesta és la que a més mai no surt de l'organització de l'altre.

Què en fem nosaltres, d'això

Separem el problema en dos, perquè tenen solucions de naturalesa diferent. Els fitxers, els adjunts i els enregistraments es copien: això és un servei, entra en una còpia gestionada de Microsoft 365 amb retenció pròpia, i allà apliquem el de sempre —3-2-1, còpies immutables i restauracions provades, perquè una còpia que no has restaurat mai és una hipòtesi.

La conversa és una altra cosa, i aquí no vendrem una casella que arregli el que no arregla cap. La nostra postura, i la diem encara que no sigui el que un client vol sentir: si una conversa és un registre de negoci —un preu, un abast, una autorització, un canvi de termini—, no pot viure només en un canal de xat. Teams està molt bé per parlar; per desar, la plataforma ja t'ha dit per escrit fins on arriba. Aquesta frase es passa a una acta, a un tiquet, a un repositori o a un correu. Costa dos minuts al final de la reunió i et treu una dependència sencera del pla de continuïtat.

Sis preguntes per a la teva còpia de Microsoft 365

El que no et recomanarem

Tot això es resol obrint dues pàgines de documentació —la del fabricant de la plataforma i la del fabricant de la còpia— i comparant el que diuen amb el que l'empresa es pensa que té. Una tarda, sense migrar res ni canviar d'eina. L'alternativa és fer aquesta lectura el dia que algú pregunta per la conversa del 14 de maig.

Fonts (totes primàries, consultades el 22-set-2026): emmagatzematge dels missatges, carpetes ocultes, SubstrateHolds, els 21 dies, l'exemple dels 16 dies, què no es reté, bústies inactives, shadow mailboxes i on es posa la política dels enregistraments — Microsoft Learn, «Learn about retention for Teams»; càrregues cobertes, granularitat i preu — Microsoft Learn, «Overview of Microsoft 365 Backup»; llistes d'objectes no copiats de Teams i SharePoint, versió 8.6 — Veeam Backup for Microsoft 365, «Considerations and Limitations»; capa d'arxivat — Microsoft Learn, «Overview of Microsoft 365 Archive»; carpeta Microsoft Teams Chat Files del OneDrive de qui puja el fitxer — suport de Microsoft, «File storage in Microsoft Teams». Les cites en anglès es deixen en l'idioma original a propòsit: traduir la lletra petita és la millor manera de perdre-la.