La copia de Microsoft 365 que nunca sale de Microsoft

Durante años la frase «Microsoft no hace tus copias» servía para cerrar la conversación. Ya no: Microsoft vende su propio backup de Microsoft 365, se enciende desde el panel de administración y se paga por consumo. Así que la pregunta útil ha cambiado de sitio. No es si existe, es de qué te protege exactamente. Y eso está escrito, con números y con nombres, en la documentación del producto. Incluida la parte donde Microsoft explica que su almacenamiento de copias no es inmutable, sino de solo anexado.

Lo hemos leído entero. Antes de seguir, el conflicto de interés por delante: prestamos copias gestionadas de Microsoft 365 y ganamos dinero si nos contratas ese servicio, así que todo lo que viene se lee con la ceja levantada. El producto hace muy bien lo suyo y tiene una frontera declarada por escrito. Casi todos los sustos que hemos visto con copias de Microsoft 365 vienen de no saber dónde está esa frontera.

Primero, lo que hace bien, que es mucho

Los números de la tabla de características son buenos y conviene decirlo antes de ponerse crítico. En OneDrive y SharePoint hay puntos de restauración cada 10 minutos para las dos semanas anteriores, más puntos «exprés» aproximadamente diarios y semanales hasta las 52 semanas. En Exchange Online, puntos cada 10 minutos durante las 52 semanas completas. La granularidad de recuperación es la cuenta de OneDrive, el sitio de SharePoint y el elemento de correo, contacto, calendario o tarea.

A nuestro juicio, la velocidad de restauración es lo que separa este producto del resto. Microsoft publica medianas: un sitio de menos de 1 TB vuelve entero en menos de 20 minutos si se usa un punto exprés; en recuperaciones masivas, hasta 250 unidades de protección por hora y del orden de 1 a 3 TB por hora, cifra que la tabla de recuperaciones grandes rebaja a 2 TB por hora; en buzones, entre 100 y 500 elementos por minuto. Las restauraciones no se cobran.

Esos veinte minutos, eso sí, son la cifra buena de la página. Unos párrafos más abajo la tabla de rendimiento da 30 minutos para una sola unidad de protección con punto exprés, y una nota al pie abre el rango a entre 10 y 120 minutos según el tamaño del sitio. Tres números para la misma operación en el mismo documento: si vas a poner uno en un plan de recuperación, pon el de la nota al pie.

Aun con el rango ancho, sacar esos mismos terabytes por Internet desde el almacén de un tercero es otro orden de magnitud. Queda la pregunta que casi nadie hace en la demo: ¿por qué es tan rápido?

La frase que decide el resto

Está en la lista de conclusiones arquitectónicas, sin negrita ni aviso: «los datos nunca abandonan la frontera de confianza de datos de Microsoft 365» y se respeta la residencia geográfica que ya tengas. A Azure solo viajan metadatos limitados —el identificador del inquilino, los de los sitios— y únicamente para facturar. Las copias se crean dentro de los límites de datos de los propios servicios protegidos.

De ahí salen los veinte minutos: no hay nada que transportar. Microsoft 365 Backup funciona como una máquina del tiempo dentro de tu inquilino, y esa arquitectura tiene consecuencias en las dos direcciones. Hacia el lado bueno, restauraciones que ningún producto externo puede igualar porque ninguno se ahorra el viaje. Hacia el otro, un conjunto de situaciones que quedan fuera de su alcance por construcción: un bloqueo de la cuenta, una disputa que corta el acceso, un incidente de identidad que te deja fuera de tu propio panel, la decisión de irte a otro proveedor. En cualquiera de esas, la copia sigue viviendo exactamente en el sistema que ha dejado de responderte, y da igual cuántos puntos de restauración tenga.

Trabajamos con la regla de siempre: tres copias, dos soportes, una fuera. Activar Microsoft 365 Backup añade copias y añade puntos en el tiempo, pero no añade el «fuera», que es justo la pata que la regla puso ahí por algo. Es la misma dependencia circular que contábamos con el servidor de copias metido en el dominio, con otro decorado: el sistema que tiene que devolverte los datos necesita que el sistema que ha fallado te deje entrar.

«Inmutable», con un asterisco que pone Microsoft

Esta parte de la documentación merece un aplauso por honestidad y una lectura muy atenta. Microsoft define inmutabilidad como almacenamiento que no se puede alterar, borrar ni sobrescribir durante un plazo, y a continuación escribe que Backup cumple esa definición salvo por no impedir el borrado. Lo que usa es almacenamiento de solo anexado: los blobs de SharePoint y OneDrive solo pueden crecer con contenido nuevo, los elementos de Exchange no son accesibles desde Outlook, OWA ni MFCMAPI, y ningún proceso puede corromper versiones antiguas.

Para ser justos con la página, unas líneas antes dice lo contrario en corto: «las copias son inmutables salvo que las borre expresamente el administrador de la herramienta al dar de baja el producto». Las dos frases son ciertas. La segunda es la que hay que llevarse a la reunión.

La protección contra sobrescritura, por tanto, es real. El borrado está permitido a propósito, para poder darse de baja del servicio y por el control que exige el RGPD. En su lugar hay tres contrapesos, y conviene conocerlos por lo que son: un periodo de gracia de 90 días tras la baja, que funciona como papelera de reciclaje de las copias; el aislamiento de las políticas de retención y eliminación de Purview, que no tocan el plazo de la copia; y las notificaciones a varios administradores.

Quién puede apagar la copia

La propia documentación enumera los eventos potencialmente dañinos que disparan aviso, y leídos de corrido son casi un guion: desactivar Backup, pausar la facturación por incidencia o por acción de un administrador, quitar unidades de protección de una política, dar de baja unidades —o sea, borrar copias—, pausar una política, transferir los controladores entre Microsoft y un tercero, revocar la aplicación controladora, cambiar la lista de notificación y activar o desactivar la propia función de notificaciones. Cualquiera que haya visto de cerca un incidente de ransomware reconocerá la secuencia: lo primero que se toca no son los datos, es lo que los devuelve.

Quién puede hacer todo eso también está escrito. El administrador global lo controla todo; el de SharePoint, OneDrive y SharePoint; el de Exchange, los buzones. Y hay un rol dedicado, Microsoft 365 Backup Administrator, que gobierna la herramienta entera. Que exista ese rol es la mejor noticia de este apartado, porque permite lo que llevamos años pidiendo en Zero Trust: que administrar las copias no sea un efecto secundario de administrar el correo.

La dependencia nueva: la copia cuelga de una suscripción de Azure

Para encender Backup hacen falta dos cosas: ser administrador de SharePoint o global, y una suscripción de Azure válida con un grupo de recursos, una región y una cuenta con rol de propietario o colaborador. El cobro es por consumo. Quien se dio de alta antes del 1 de abril de 2026 lo tiene en Configuración de la organización y puede migrarlo a la experiencia nueva de facturación; quien llegue después entra ya por ahí, con presupuestos y avisos, y con la opción de repartir el consumo entre varias suscripciones por departamentos.

Aquí aparece algo que no estaba en el mapa de riesgos de nadie, y que la propia lista de eventos dañinos confirma: «pausar la facturación por incidencias o por acción de un administrador» es un evento de copias. Una tarjeta caducada, una suscripción de Azure que alguien limpia en una revisión de costes, un cambio de titular en el contrato de nube: cualquiera de esos tres trámites administrativos toca ahora tu capacidad de recuperación. Es una dependencia real y perfectamente gestionable, con la condición de escribirla en el sitio donde se gestionan las dependencias, no en la cabeza de quien la montó.

El precio, para tenerlo en la cabeza sin hacer un estudio: 0,15 dólares por GB protegido y mes, sobre todos los datos protegidos y no sobre el incremento, con las restauraciones incluidas. Un terabyte protegido son unos 154 dólares al mes, alrededor de 1.840 al año; cinco terabytes, cerca de 770 al mes (contando el terabyte a 1.024 GB). La cifra es de la tabla de la documentación, en dólares y antes de lo que digan tu contrato y tu moneda. Y sube sola, porque los datos de un inquilino solo crecen.

Un año es un año

El periodo de retención es de un año en los tres servicios. Para recuperarse de un desastre sobra; para una obligación documental de contratos, facturación, expedientes laborales o certificaciones se queda muy corto, porque esas se cuentan en años. No hemos encontrado ningún anuncio de Microsoft que amplíe ese plazo, así que el número que hoy puedes poner en un contrato o en un procedimiento es el de la tabla: uno.

Y no, la retención de Purview no tapa ese hueco: tiene otra finalidad y sus reglas pueden borrar por inactividad, como contamos cuando apareció el criterio de último acceso.

La lista de lo cubierto es corta, y es literal

OneDrive, SharePoint y Exchange Online. Eso es todo lo que hay en la tabla, y las unidades de protección que se eligen en una política son igual de literales: una cuenta de OneDrive, un sitio de SharePoint, un buzón. Teams no figura como carga, ni como aplicación ni de ninguna otra forma; lo recuperable es lo que vive en un sitio, en un OneDrive o en un buzón, y solo si ese sitio, ese OneDrive o ese buzón están dentro de una política. Merece media hora de repaso antes de dar por protegido un inquilino entero.

Hay además un matiz de la restauración que conviene discutir con quien manda en el negocio, no solo con quien administra el inquilino. Restaurar un sitio de SharePoint o un OneDrive es un retroceso al estado anterior que sobrescribe todo el contenido y los metadatos posteriores a ese punto. La restauración por versiones de fichero, la que dejaría a salvo lo que se hizo después, figura como «próximamente» en la propia tabla de características. Traducido a un jueves cualquiera: recuperar el lunes en un sitio activo significa tirar el trabajo de tres días, y esa firma no la pone el técnico. Por eso insistimos tanto en calcular el RTO y el RPO antes de comprar la herramienta.

Cómo lo decidimos nosotros (y qué ganamos con ello)

Recordado ya el interés que tenemos en esto, va el criterio con el razonamiento delante para que se pueda discutir. Todo lo anterior se reduce a dos escenarios, y no compiten entre sí.

La mayoría de las empresas medianas con las que trabajamos tienen el escenario A razonablemente cubierto y el B como suposición. Nuestro trabajo consiste en que B deje de ser una suposición y pase a ser un procedimiento con un número al lado, aunque la respuesta sea que con lo que hay basta.

Cuándo no lo encenderíamos todavía

Si nadie ha escrito qué hay que poder restaurar, en cuánto tiempo, quién lo pide y quién autoriza sobrescribir tres días de trabajo, encender Backup es pagar 0,15 dólares por gigabyte al mes por una tranquilidad que no se ha definido. La herramienta se activa en una tarde; el procedimiento y la prueba de restauración con cronómetro llevan más, y son los que dicen si la herramienta hacía falta. Y si el volumen en Microsoft 365 es pequeño y ya hay una copia externa que cubre los dos escenarios, esto es opcional y no pasa nada por decirlo.

La pregunta con la que cerramos estas reuniones es siempre la misma, y es incómoda a propósito: si mañana pierdes el acceso al inquilino —no los ficheros, el acceso—, ¿desde dónde restauras? Si la respuesta empieza por «entramos en el panel de administración», la copia y el problema viven en la misma casa. Puede ser una decisión perfectamente razonable; lo que no puede ser es una sorpresa.

Fuentes (verificadas el 17 de agosto de 2026): el periodo de retención de un año en OneDrive, SharePoint y Exchange Online, la cadencia de puntos de restauración (cada 10 minutos las dos semanas previas, «exprés» diarios o semanales, semanales de 2 a 52 semanas; en Exchange cada 10 minutos durante 52 semanas), las medianas de restauración (sitio de menos de 1 TB en menos de 20 minutos con punto exprés, 1-3 TB/hora, hasta 250 unidades de protección por hora, 100-500 elementos por minuto en buzones), el precio de 0,15 $ por GB protegido y mes con restauraciones gratuitas, la frase «los datos nunca abandonan la frontera de confianza de datos de Microsoft 365», la explicación de almacenamiento de solo anexado frente a inmutable («Backup cumple esa definición salvo por no impedir el borrado»), el periodo de gracia de 90 días tras la baja, el aislamiento respecto a las políticas de Purview, el retroceso completo del sitio al restaurar y la restauración por versiones marcada como «próximamente», de «Overview of Microsoft 365 Backup» (Microsoft Learn). Los requisitos de alta (suscripción de Azure con grupo de recursos, región y rol de propietario o colaborador; administrador de SharePoint o global), la nueva experiencia de facturación para altas posteriores al 1 de abril de 2026 y la facturación departamental, la lista de eventos potencialmente dañinos —incluida la pausa de facturación por incidencias o por acción de un administrador—, el envío de las notificaciones como resumen diario, el límite de 20 destinatarios individuales además de listas y grupos, la exclusión de los trabajos con RPO de 10 minutos y la tabla de roles con el nuevo Microsoft 365 Backup Administrator, de «Set up Microsoft 365 Backup» (Microsoft Learn). No hemos encontrado ningún anuncio de Microsoft que amplíe ese año, así que el post se queda con lo que está escrito en la tabla. Las tres cifras de tiempo de restauración que la propia página da para la misma operación (menos de 20 minutos para un sitio de menos de 1 TB, 30 minutos para una unidad de protección con punto exprés y un rango de 10 a 120 minutos en la nota al pie) se recogen tal cual, igual que la diferencia entre el «1-3 TB por hora» de la tabla resumen y el «hasta 2 TB por hora» de la tabla de recuperaciones masivas. Los ejemplos de coste (154 $/mes por TB, 1.840 $/año, 770 $/mes por 5 TB) son aritmética nuestra sobre ese precio de lista y no incluyen impuestos, moneda ni condiciones contractuales. La lectura de los dos escenarios, la crítica de la ventana de detección y las recomendaciones de roles son nuestras. Las citas en castellano de textos originalmente en inglés son traducción nuestra.