A partir de este otoño, esta escena será posible: alguien abre una presentación de hace tres años desde PowerPoint online y le sale un error raro. El fichero no se ha borrado, no está corrupto y sigue exactamente donde estaba. Está archivado. Y la decisión de archivarlo no la tomó nadie de sistemas: la tomó una política de retención que se configuró hace meses en otro departamento. La ficha del roadmap lo cuenta como una mejora de coste, y lo es. También cambia quién decide si un fichero se abre.
La entrada 561208 del roadmap de Microsoft 365 se llama «Microsoft Purview: Data Lifecycle Management – Archive SharePoint files under retention». Se publicó el 5 de mayo de 2026, se tocó por última vez el 25 de agosto y sigue en estado In development: preview en septiembre de 2026 y disponibilidad general en octubre de 2026. La descripción, en literal, dice que el archivado basado en retención «moves inactive content to low-cost storage, lowering costs with no compromise on Compliance, keeping data discoverable and making Copilot results highly relevant».
Fíjate en lo que esa frase promete y en lo que no. Promete coste, cumplimiento, búsqueda y Copilot. No dice ni una palabra sobre si el fichero se abre. Y esa es justamente la parte que le va a llegar a tu mesa.
Dos avisos de calendario y alcance antes de seguir, porque las fuentes no cuadran del todo. Las fechas de arriba son las de la ficha del roadmap en su versión del 25 de agosto; el análisis de Office 365 for IT Pros, que trabaja con la nota del centro de mensajes MC1325441 delante, apunta a un calendario algo más temprano (preview a mediados de septiembre y disponibilidad general a finales de septiembre). Y en cuanto al alcance, esa nota habla de SharePoint Online y OneDrive para la Empresa, mientras que la documentación de archivado a nivel de fichero dice hoy que solo SharePoint. Lo decimos en vez de elegir la versión que nos conviene: hasta que salga no lo sabremos.
Qué es exactamente el cajón frío
Microsoft 365 Archive lleva un tiempo funcionando para sitios enteros de SharePoint, y desde este verano también a nivel de fichero. La documentación oficial lo define sin rodeos: mueve el contenido a «a cold storage tier within SharePoint», deja de consumir la cuota activa del tenant y pasa a contar como almacenamiento de archivo. La búsqueda de usuario, el Content Search de Purview y el eDiscovery siguen encontrándolo. Copilot, en cambio, no se entrena con contenido archivado —eso Microsoft lo vende como ventaja, y para relevancia lo es—.
Y luego, en la misma página de Microsoft Learn, una frase suelta a mitad de párrafo que resume el post entero: «Content in this tier is no longer directly accessible to anyone.» Está en el cuerpo del texto, no en una nota al pie, y describe el funcionamiento normal del nivel frío.
Mito 1: «archivar es una decisión de almacenamiento»
Archivar es una decisión de disponibilidad disfrazada de decisión de almacenamiento. La prueba está en la propia lista de limitaciones del archivado a nivel de fichero que publica Microsoft. Estas aplicaciones, dice, pueden «display incorrect error messages, fail to load correctly, or fail actions taken with archived content»:
- ✗Word y PowerPoint online. Es decir, lo que pasa cuando alguien hace clic en un documento desde Teams o desde el navegador.
- ✗Las apps móviles de Teams, OneDrive y SharePoint.
- ✗El cliente de sincronización de OneDrive en macOS, y en Windows 10 o anteriores. Y también en equipos Windows que no reciban actualizaciones con frecuencia.
- ✗Office de escritorio sin actualizar desde el 1 de marzo de 2026. Esa fecha es un requisito de parcheo escondido dentro de una función de cumplimiento.
- ✗Clipchamp y Power BI, al intentar importar contenido archivado.
Y esa lista no está cerrada. Microsoft la encabeza con «The list of known limitation includes but isn't limited to»: es lo que se sabe hoy, no el inventario de lo que puede fallar mañana. Conviene leerla así antes de prometerle nada a nadie.
De las tres cosas que Microsoft dice que pueden pasar, la primera es la que duele: mensajes de error incorrectos. Un error que dice otra cosa, no un aviso de que el fichero está archivado. Multiplica eso por una plantilla que no sabe que existe una capa fría y tendrás tickets describiendo un síntoma que no lleva a la causa. Ese trabajo no aparece en la calculadora de ahorro de Microsoft.
Mito 2: «si molesta, lo reactivas y ya está»
Reactivar existe y, desde el 31 de marzo de 2025, no cuesta dinero en SharePoint: Microsoft eliminó la tarifa de reactivación. Pero la marcha atrás no es simétrica. La documentación es explícita: un fichero reactivado no se puede volver a archivar durante 120 días (la página de precios lo formula como un período de cuatro meses, y aclara que la eliminación de la tarifa no aplica a las cuentas de OneDrive).
Y hay un detalle anterior a ese, que decide el tiempo de respuesta. Microsoft documenta dos estados: durante los siete primeros días el fichero está Recently archived y «reactivations are instantaneous»; a partir del séptimo día pasa a Archived, y ahí «reactivations can take up to 24 hours». En un archivado disparado por una política de retención, el fichero que alguien reclama llevará semanas o meses en el cajón. O sea, 24 horas, no minutos.
Junta las dos cifras y ya tienes la marcha atrás completa: 24 horas para devolverle el fichero a quien lo pide, y cuatro meses hasta que la política pueda volver a archivarlo. Con esa asimetría, esto se despliega por sitios y por fases, no de golpe sobre todo el tenant.
Quién firma esto, y por qué no eres tú
Aquí hay dos detalles que cambian cómo se planifica esto. El primero: según el análisis publicado por Office 365 for IT Pros el 20 de agosto, una vez configuras la acción de archivado en una política o etiqueta, pueden pasar hasta diez días antes de que los procesos de Purview empiecen a mover ficheros, y —cita literal— «there's no way to trigger an immediate evaluation and move». No hay botón de «hazlo ahora» ni de «hazlo el sábado a las tres».
El segundo es organizativo y pesa más. Una política de retención de Purview no suele configurarla quien recibe los tickets. La firma alguien de cumplimiento, de legal o de dirección, con un criterio perfectamente razonable —«los proyectos cerrados hace más de tres años, a coste bajo»— y sin ningún motivo para saber que ese criterio incluye la frase «no directamente accesible para nadie». Hasta ahora, esa política solo podía conservar o borrar. Cuando esto llegue podrá además cambiar el estado de ficheros vivos.
Llevamos años repitiendo que la primera causa de caídas serias no es el hardware, son los cambios que alguien mete en producción sin que nadie los mire. Esto es exactamente eso, con un envoltorio nuevo: un cambio de producción que entra por la puerta del cumplimiento, donde no hay ventana, ni canario, ni vuelta atrás rápida.
Y no, archivar no es copiar
Lo decimos en una línea porque ya lo escribimos entero: archivar mueve la misma copia a un sitio más barato, no crea una segunda. Lo escribimos en una política de retención no es una copia de seguridad y lo miramos por el otro lado en la copia de Microsoft 365 que nunca sale de Microsoft. El propio Microsoft separa las dos cosas en su documentación de copias: las políticas de retención y borrado «don't affect the backup recovery window, which remains fully isolated from those policies». Si fueran lo mismo, esa frase no haría falta.
Cómo lo vamos a desplegar nosotros
Nada de esto es un motivo para no usar Microsoft 365 Archive. Es un motivo para tratarlo como lo que es. Nuestro guion:
- 1Primero el inventario de clientes, no la política. Cuántos Mac con el cliente de sincronización, cuántos Windows 10 que sigan vivos, qué versión de Office de escritorio tiene la gente. Esa lista decide si puedes encenderlo o si antes tienes trabajo de parcheo.
- 2Un sitio piloto que no sea el de finanzas. Un sitio de proyectos cerrados, con dueño identificado y con usuarios a los que puedes llamar por teléfono. Para el archivado de fichero, la documentación pide asegurarse de que los usuarios saben reactivarlo desde su sitio original si necesitan acceder (para archivar un sitio entero, el literal es más rotundo: avisar antes a propietarios y usuarios). Nosotros lo convertimos en un correo con capturas del error que van a ver.
- 3Los diez días entran en el plan. Si el efecto empieza cuando quiere Purview, no puedes prometer una ventana. Lo que sí puedes es tener a alguien mirando los tickets durante las dos semanas siguientes a tocar la política.
- 4Excluir lo que ya sabemos que no va. A nivel de fichero: OneNote, las páginas de SharePoint y los agentes no se archivan, y la biblioteca
Site Assetsno admite archivado de fichero. Y si algún día se plantea archivar sitios enteros, esa es otra lista: los sitios con canales privados o compartidos de Teams solo son compatibles a medias. Mejor saberlo antes que descubrirlo por un error. - 5Quién firma queda por escrito. Si la política la propone cumplimiento, la revisa sistemas antes de aplicarse. Es la misma regla que aplicamos a cualquier cambio que toque producción, y una política de retención con acción de archivado ya lo es.
Cuándo no lo encenderíamos
Si tu tenant está por debajo de su cuota de almacenamiento, no lo enciendas. La página de precios de Microsoft es tajante: el contador de archivo «is charged only when archived storage plus active storage in SharePoint exceeds the included or licensed allocated SharePoint storage capacity limit of the tenant». Si no te pasas de cuota, archivar no te ahorra un euro y sí te añade una capa que antes no estaba.
Si estás por encima, la cuenta cambia y cambia mucho: 0,05 $ por GB y mes de archivo frente a comprar paquetes de almacenamiento estándar por el exceso. En ese caso Microsoft 365 Archive es una herramienta buena y barata, y lo decimos sin matices. Solo que la factura no es la única variable de la decisión.
Un aviso que se lee en la letra pequeña y merece la pena: si el archivado se apaga o la suscripción de facturación asociada deja de estar sana, el contenido archivado sigue archivado —se puede reactivar—, pero mientras tanto «counts as active storage usage». Es decir, vuelve a consumir cuota sin volver a ser accesible. Si vas a depender de esto, vigila esa suscripción como vigilas cualquier otra pieza de producción.
Lo que ha hecho Microsoft sin decirlo
Microsoft ha hecho bien en unir retención y archivado: es coherente con el ciclo de vida del dato y la cuenta sale. Lo que ha hecho de paso, sin decirlo, es dar a una política de cumplimiento la capacidad de cambiar cómo se comporta un fichero para el usuario que lo abre. Si en tu organización esas dos cosas las firman personas distintas que no se hablan, quien se va a enterar primero es el servicio de soporte, y se va a enterar por teléfono.
En everyWAN gestionamos tenants de Microsoft 365 y llevamos las políticas de cumplimiento y continuidad de nuestros clientes con la misma disciplina con la que tocamos un cluster: inventario, piloto, aviso y alguien mirando después. Y las copias van aparte, con Backup 365: son otra pieza y así las tratamos.
Fuentes (verificadas una a una): entrada 561208 del roadmap de Microsoft 365, «Microsoft Purview: Data Lifecycle Management – Archive SharePoint files under retention» (creada 05-05-2026, modificada 25-08-2026, estado In development, preview septiembre CY2026, GA octubre CY2026) — microsoft.com/microsoft-365/roadmap; definición del nivel frío, limitaciones por aplicación, 120 días de reactivación y tipos de fichero no archivables — Learn: Overview of Microsoft 365 Archive; los siete días de Recently archived y las 24 horas del estado Archived — Learn: Archive states in Microsoft 365 Archive; 0,05 $/GB/mes, facturación solo por encima de cuota, eliminación de la tarifa de reactivación el 31-03-2025 y comportamiento con facturación no sana — Learn: Pricing model for Microsoft 365 Archive; aislamiento entre políticas de retención y ventana de recuperación de copias — Learn: Overview of Microsoft 365 Backup; MC1325441, los diez días de proceso en segundo plano, la ausencia de evaluación inmediata y el calendario alternativo — Office 365 for IT Pros, 20-08-2026. La ficha del roadmap se modificó por última vez el 25 de agosto de 2026; las fechas que damos son las de esa versión.
¿Sabes qué políticas de retención tiene tu tenant y quién las firmó?
Revisamos tu Microsoft 365 antes de octubre: qué políticas hay, qué clientes tienes desactualizados y qué pasaría si mañana se activara el archivado. Sin humo y con la documentación delante.
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