Elements recuperables: 14 dies, 30 GB i el dia que la bústia deixa de poder esborrar

A cada bústia d'Exchange Online hi ha una carpeta que no apareix a l'Outlook i que és la que et salva el dia que algú buida la paperera amb alguna cosa a dins. Es diu Elements recuperables i té dos límits que gairebé ningú no ha mirat mai: guarda 14 dies per defecte i hi caben 30 GB. Si poses la bústia sota una retenció, el sostre puja a 100 GB i, a canvi, la carpeta deixa de buidar-se: a partir d'aquí només hi entra. I el dia que toca el sostre —això ho diu la documentació de Microsoft, no nosaltres— l'usuari no pot esborrar, es deixen de guardar les versions del que edita i es deixen d'escriure les entrades d'auditoria. El control que vas posar per conservar-ho tot es trenca just per on havia d'aguantar.

El que segueix és com es mesura això en un inquilí real, amb dues ordres, i què es fa amb el resultat. No hi ha cap truc ni cap configuració amagada: està tot publicat i fa anys que hi és. El que passa és que és d'aquelles coses que només es miren quan ja han fallat, i llavors el símptoma que arriba al suport no és «s'ha omplert una carpeta de sistema», sinó «no puc esborrar aquest correu», que sona a ximpleria.

On va el que esborres

Hi ha tres verbs i convé no barrejar-los. Eliminar és enviar una cosa a la carpeta Elements eliminats, la paperera de tota la vida. Eliminació temporal és el que passa quan l'usuari buida aquesta paperera o prem Maj+Supr: l'element surt de la vista i aterra a Elements recuperables. Eliminació permanent és quan l'element queda marcat per desaparèixer de la base de dades. Només el segon esglaó és el que la gent entén com «ho he esborrat del tot», i és justament el que encara té arranjament.

Elements recuperables viu al subarbre no-IPM de la bústia, que és la part que cap client de correu no ensenya. A dins hi ha més carpetes de les que gairebé ningú no sap: Deletions (l'única que l'usuari veu, a través de «Recuperar elements eliminats»), Versions (còpies prèvies dels correus modificats, només si hi ha retenció), Purges (el que es va eliminar permanentment, si hi ha retenció o recuperació d'un sol element), DiscoveryHolds, SubstrateHolds (missatges de Teams), Audits i el registre del calendari. I té la seva pròpia quota: quan un element es mou aquí, la seva mida es resta de la quota de la bústia i se suma a la d'aquesta carpeta.

Els dos rellotges: 14 dies i 30 GB

El primer és el termini. Una bústia d'Exchange Online guarda el que s'ha eliminat permanentment 14 dies per defecte, i pots pujar-ho fins a un màxim de 30. No hi ha 60, ni 90, ni «configurable al gust»: trenta i s'ha acabat. Es canvia bústia a bústia o de cop:

Set-Mailbox -Identity "[email protected]" -RetainDeletedItemsFor 30

Get-Mailbox -ResultSize unlimited -Filter "RecipientTypeDetails -eq 'UserMailbox'" |
    Set-Mailbox -RetainDeletedItemsFor 30

I aquí va el primer detall que mossega, perquè és en una nota al peu de la mateixa documentació: «aquestes ordres només s'apliquen a les bústies existents i no afectaran les bústies noves que creïs en el futur». És a dir que puges els 30 dies avui, t'apuntes el tanto, i el comercial que entra a l'octubre arrenca amb 14 sense que ningú no se n'assabenti. Perquè el valor sigui el de la casa cal tocar el pla de bústia amb Set-MailboxPlan, no la bústia. És exactament el tipus d'ajust que es fa un cop, es documenta, i no es torna a mirar fins que algú compara dues bústies i no quadren.

El segon rellotge és la mida. La quota d'Elements recuperables a Exchange Online és de 20 GB d'avís i 30 GB de límit dur. Mentre la bústia no estigui sota retenció, el sistema s'apanya sol: l'Assistent de carpetes administrades purga el que ha complert el termini, i si s'assoleix la quota d'avís abans que venci aquest termini, comença a purgar per ordre d'arribada, el més vell primer. Dit d'una altra manera: sense retenció, la carpeta s'autoneteja i mai no veuràs el sostre. Amb una excepció bonica, els elements de calendari, que es purguen als 120 dies i no als 14.

I un matís que porta la mateixa pàgina i que canvia a qui li serveix el primer rellotge: «si poses una bústia en retenció per litigi, el límit de retenció s'ignora». És a dir que pujar els 30 dies és la millora barata per a la resta del parc, però no fa res per les bústies de què va aquest article. En aquestes, el rellotge que mana és l'altre: el dels gigues.

Les dues ordres que et diuen què et queda

La primera mesura la carpeta. L'àmbit RecoverableItems retorna la carpeta i les seves subcarpetes Deletions, DiscoveryHolds, Purges i Versions, que és just el que vols veure desglossat per saber què t'està omplint el cubell:

Get-EXOMailboxFolderStatistics -Identity "[email protected]" -FolderScope RecoverableItems |
    Format-Table Name, FolderAndSubfolderSize, ItemsInFolderAndSubfolders -AutoSize

Get-Mailbox -Identity "[email protected]" | Format-List `
    RetainDeletedItemsFor, SingleItemRecoveryEnabled, LitigationHoldEnabled, InPlaceHolds, ArchiveStatus

La segona et diu en quin règim està aquesta bústia, que és el que decideix tota la resta: quants dies guarda, si hi ha retenció per litigi, si hi ha retencions de Purview aplicades i —això importa molt, ja ho veuràs— si l'arxiu està habilitat. Microsoft recomana fer servir Get-EXOMailboxFolderStatistics en lloc del clàssic Get-MailboxFolderStatistics quan treballes contra Exchange Online; el clàssic continua funcionant i accepta els mateixos àmbits.

La retenció puja el sostre i tanca el desguàs

Tan bon punt poses la bústia en retenció per litigi, en In-Place Hold o li apliques una directiva de retenció de Microsoft 365, passen dues coses alhora. La bona: la quota puja automàticament de 20/30 GB a 90 GB d'avís i 100 GB de límit (i a 95/105 si a més té l'arxiu habilitat). La dolenta: posar una bústia en retenció atura l'Assistent de carpetes administrades, que deixa de purgar automàticament de DiscoveryHolds, Deletions i Purges. A més s'activa la protecció de còpia en escriptura, que desa una còpia prèvia de cada element que l'usuari modifiqui.

Suma-ho: entra més (ara també les versions de cada correu que es toca) i no en surt res. Una carpeta que només creix amb un límit dur és un compte enrere. I això és el que diu la documentació que passa quan s'esgota, paraula per paraula:

• Els usuaris de la bústia no poden eliminar elements.
• L'Assistent de carpetes administrades no pot eliminar elements segons les etiquetes de retenció.
• La protecció de còpia en escriptura no pot mantenir versions dels elements que l'usuari editi.
• Si la bústia té auditoria activada, no es desa cap entrada del registre d'auditoria a Audits.

Llegeix-los un altre cop amb la pregunta de per què vas posar la retenció. La vas posar per conservar el que s'esborra, per conservar les versions anteriors del que s'edita i per poder demostrar després qui va fer què. Els tres últims punts d'aquesta llista són exactament aquestes tres coses deixant de funcionar. I no hi ha avís: ningú no rep un correu, no salta cap alerta al centre d'administració. L'única cosa que passa al món real és que a algú l'Outlook no el deixa esborrar un missatge, i aquesta persona ho explicarà com un problema de l'Outlook.

El desguàs existeix. Gairebé ningú no l'ha connectat.

La directiva MRM predeterminada que s'aplica automàticament a les bústies noves d'Exchange Online porta una etiqueta anomenada «Recoverable Items 14 days move to archive». Fa el que promet: passats 14 dies, mou el que hi ha a Elements recuperables de la bústia principal a Elements recuperables de l'arxiu. Aquest és el desguàs. I ve de fàbrica. Amb un matís: el que és a Deletions es regeix abans pel teu RetainDeletedItemsFor, i només després comença aquest viatge. La frase que gairebé ningú no ha llegit és la següent: «perquè això passi, la bústia d'arxiu de l'usuari ha d'estar habilitada. Si l'arxiu no està habilitat, no es fa cap acció».

Aquí hi ha el nus. El mecanisme de buidatge ve posat i no fa absolutament res mentre l'arxiu estigui sense habilitar. Amb l'arxiu activat i l'arxivat d'expansió automàtica encès, la carpeta de la bústia principal passa a 110 GB i el conjunt d'arxiu més elements recuperables arriba fins a 1,5 TB. Si a més vols que el desguàs corri al mateix ritme que el teu termini de retenció d'eliminats, la mateixa guia de Microsoft recomana crear una etiqueta a mida i quadrar-la amb ell:

New-RetentionPolicyTag -Name "Recoverable Items 30 days for mailboxes on hold" `
    -Type RecoverableItems -AgeLimitForRetention 30 -RetentionAction MoveToArchive

Start-ManagedFolderAssistant "[email protected]"

La segona ordre existeix perquè l'assistent pot trigar fins a 7 dies a processar les bústies amb la configuració nova, i set dies esperant a veure si una cosa funciona és molta estona. I un advertiment honest abans que premis el botó: en habilitar l'arxiu, la directiva predeterminada també mou a l'arxiu el correu de més de dos anys. A l'usuari li desapareixeran coses de la bústia principal —hi continuaran sent, en una altra carpeta— i si no li ho has dit abans, aquest és el teu tiquet de demà. Ho expliquem amb més detall a què passa quan arxives per política.

La carpeta que no torna ni amb retenció per litigi

Aquesta és la dada que pitjor s'encaixa de tot l'article, i la que menys gent coneix. Si un usuari prem Maj+Supr sobre una carpeta que ell mateix va crear, o esborra una carpeta que era dins d'Elements eliminats, aquesta carpeta s'elimina permanentment i no es pot recuperar ni encara que la bústia estigui en retenció per litigi o In-Place Hold. El seu contingut sí que baixa a Deletions i es pot recuperar durant 14 dies. No s'aplica a les carpetes per defecte —Safata d'entrada, Enviats, Esborranys, Eliminats, Correu brossa, Arxiu, Safata de sortida—, que no van enlloc.

Traduït al que li passa a una persona: la retenció conserva elements, no l'estructura. Un cap de projecte amb una carpeta per client que esborra la carpeta mare recupera tots els seus correus, sí, però els recupera en un munt. Amb anys de correu a dins, això no és una recuperació: és una penitència. I no hi ha retenció legal, per cara que sigui, que et torni l'arbre de carpetes. Això només ho torna una còpia feta a fora.

Quan això no és el teu problema

Si al teu inquilí no hi ha cap retenció posada, ni retencions per litigi, ni directives de Purview aplicades a bústies, aquest article és una curiositat i res més. El mecanisme s'autoneteja, la quota mai no s'acosta al sostre i no veuràs el problema mai. Puja el termini a 30 dies —és gratis, triga un minut i és l'única cosa d'aquí que li servirà a tothom— i continua amb el teu dia.

I si la teva única preocupació és «algú ha esborrat un correu aquest matí», amb aquests catorze o trenta dies en tens de sobres i no necessites comprar res a ningú. Ho diem clar perquè és veritat, encara que no ajudi a vendre. Això comença a importar d'una altra manera quan hi ha retencions posades, quan hi ha bústies amb vuit anys d'història a dins, quan algú ha activat auditoria per poder respondre una pregunta incòmoda d'aquí a dos anys, o quan el que es va esborrar no va ser un correu sinó una carpeta sencera.

Sis comprovacions per a aquest matí

• Llista les bústies amb retenció (LitigationHoldEnabled o InPlaceHolds amb valor) i mesura la seva carpeta d'elements recuperables. Són les úniques que poden arribar al sostre.
• D'aquests, comprova quins tenen l'arxiu habilitat. Els que no el tinguin són els que tenen el desguàs tancat.
• Apunta avui la mida de cadascun amb data. Sense la segona mesura no tens pendent, i sense pendent no tens termini.
• Puja RetainDeletedItemsFor a 30 a les bústies existents i al pla de bústia, o la propera alta tornarà a néixer amb 14 dies.
• Si has d'habilitar arxius, avisa els usuaris el dia abans del que veuran. Costa un correu i t'estalvia la tarda.
• Pregunta't què recuperes si demà desapareix una carpeta amb anys de correu a dins. Si la resposta és «els correus, sense carpetes», ja saps què et falta.

El que compra una còpia feta a fora

Res d'això no és un defecte d'Exchange Online: és una xarxa de seguretat que fa el que diu que fa i ho té publicat. El que passa és que les seves tres propietats poques vegades es diuen seguides. S'acaba: 30 GB, o 100 amb retenció. S'apaga quan s'omple, i les tres coses que deixa de fer són les tres per les quals la vas posar. I viu al mateix lloc que l'original, dins del mateix inquilí, subjecta a les mateixes polítiques i als mateixos errors administratius — que és del que parlem a per què una còpia que no surt mai de Microsoft no és una còpia i a per què la retenció no és un backup.

El nostre servei de Backup 365 existeix per aquestes tres frases, no per un catàleg: una còpia que surt de l'inquilí i té el seu propi calendari de retenció. I amb això ve la pregunta que cal fer a qualsevol eina de còpia, la nostra inclosa, abans de signar-la: em torna la bústia amb el seu arbre de carpetes, o em torna un munt de correus solts? És la prova que separa una còpia d'un arxivador. I la feina avorrida d'abans —repassar quines bústies tenen retenció, quines tenen arxiu, quin termini hi ha configurat al pla— és part de com portem un inquilí de Microsoft 365, amb el suport que atén el tiquet de «no puc esborrar un correu» sabent què hi ha al darrere.

Fonts (verificades una a una): subcarpetes d'Elements recuperables, termini per defecte de 14 dies, purga d'elements de calendari als 120 dies, purga FIFO en assolir la quota d'avís, quotes de 20/30 GB i 90/100 GB, elevació a 95/105 GB amb arxiu, comportament en assolir la quota (els quatre punts citats), aturada de l'Assistent de carpetes administrades amb retenció, còpia en escriptura i eliminació permanent de carpetes creades per l'usuari — Microsoft Learn, «Recoverable Items folder in Exchange Online»; màxim de 30 dies, ordres Set-Mailbox -RetainDeletedItemsFor i la nota que no afecten les bústies noves — Microsoft Learn, retenció d'elements eliminats; etiqueta «Recoverable Items 14 days move to archive» de la directiva MRM predeterminada, la condició que l'arxiu estigui habilitat, els 110 GB i 1,5 TB amb arxivat d'expansió automàtica, New-RetentionPolicyTag i els 7 dies de l'assistent — Microsoft Learn, quota d'elements recuperables en bústies amb retenció (aquesta pàgina conserva un avís d'àmbit per a organitzacions de 21Vianet després de la retirada de l'eDiscovery clàssic; l'etiqueta de la directiva MRM predeterminada i els seus 14 dies estan confirmats a part a Default Retention Policy in Exchange Online); àmbit RecoverableItems i recomanació d'usar Get-EXOMailboxFolderStatistics — referència del cmdlet. Tot consultat el 29 d'agost de 2026. El càlcul del pendent mensual és nostre i surt de dues mesures teves, no de cap estadística publicada. Les ordres són les de la documentació oficial: prova-les primer contra una bústia que no importi.