Subir la ventana de Microsoft 365 Backup se aplica hoy. Bajarla borra copias

El ajuste que más decide en Microsoft 365 Backup es un desplegable con cuatro valores. Hacia arriba es inocuo y se aplica en el momento. Hacia abajo, la documentación lo llama por su nombre: «a destructive action». Y si nunca lo has tocado, está puesto en un año, que es lo que vale por defecto.

Se llama ventana de recuperación y decide cuánto tiempo guarda Microsoft los puntos de restauración de todo lo que hay dentro de una política de copia. Admite cuatro valores: tres meses, seis meses, un año o dos años. Se fija al crear la política y se puede cambiar después. Y la frase de la página de Learn que casi nadie lee es esta: «Existing policies and artifacts default to a 1-year recovery window». Si tu política se creó antes de que existiera el desplegable, la ventana que tienes puesta no la eligió nadie de tu equipo.

El mismo desplegable decide lo que guardas y lo que pagas

Microsoft 365 Backup no se licencia por usuario: se factura por consumo. La tabla de características de Learn lo pone en una línea — «$0.15 per GiB per month for all data protected by Backup», y «Restores are free». Fíjate en la unidad: pone GiB, no GB, y eso juega a tu favor. Un gibibyte tiene un 7,4 % más de bytes que un gigabyte, así que una estimación hecha en GB se pasa de largo en esa proporción. Es poco dinero por buzón y bastante al final de la hoja.

Lo que convierte ese precio en una factura es la ventana. Un correo que alguien borró en enero sigue siendo dato protegido —y por tanto facturado— hasta que su punto de restauración caduque. Con la ventana en dos años, eso son veinticuatro mensualidades por correo que ya no existe. Con la ventana en tres meses, tres. Es el mismo contenido y el mismo precio por GiB; cambia el tiempo que lo arrastras.

Eso empuja de forma natural hacia la ventana corta, que es donde el ajuste se vuelve peligroso.

Subir es reversible. Bajar, no

La frase completa de Learn: «Increasing the recovery window applies immediately. Decreasing the recovery window is a destructive action, because recovery points older than the new window are deleted». No es que dejen de tomarse copias nuevas. Es que las que ya tienes, las anteriores a la nueva ventana, se borran.

Y hay dos maneras de provocar esa reducción. La primera es evidente: tocas el desplegable. La segunda es la que nos interesa, porque no se parece en nada a un borrado:

Microsoft pone una red: «the deletion takes effect only after a 30-day grace period, giving an admin time to review and, if needed, act before any recovery points are removed». Treinta días, y un aviso multiadministrador que, según la página de visión general del producto, notifica automáticamente a un grupo preestablecido cuando se hace algo potencialmente dañino en la herramienta. La red existe. La pregunta es a qué buzón llega ese correo y si alguien lo abre, porque treinta días es exactamente el tiempo que tarda en perderse un aviso que no tiene dueño.

Un detalle operativo que conviene saber antes de planificar la ventana de mantenimiento: la ventana de recuperación se puede cambiar en una política activa, pero «You can't change it on a policy that is paused or has a run in progress». Si pausaste la política para hacer otra cosa, ese desplegable está bloqueado.

Dos páginas de la misma documentación no dicen lo mismo

Esto nos lo encontramos leyendo las dos páginas seguidas. La pregunta es sencilla: cuando sacas un buzón de una política de copia, ¿cuánto tiempo se guarda lo que ya estaba copiado?

Hay un indicio de hacia dónde se inclina esto, y lo damos como indicio y no como respuesta: la página de políticas dice la versión variable tres veces más, en otros apartados —«Existing backups stay available for restore based on your retention settings», «remain restorable until they expire based on their recovery window» y «will remain for its defined retention period»—, mientras que el año fijo de la FAQ no se repite en ninguna otra parte, y su frase hermana para SharePoint da otra cifra igual de fija, «held for 52 weeks from the time a given restore point was created». La evidencia se inclina, pero inclinarse no es decirlo. No vamos a decirte cuál de las dos gana, porque no lo sabemos y no se puede deducir del texto. Lo que sí decimos es de qué depende la respuesta y por qué importa. Si tu política está en tres meses y manda la FAQ, estás pagando cuatro veces más de lo que creías por cada buzón retirado. Si tu política está en dos años y manda la FAQ, la copia que pensabas tener en el mes catorce no está. Las dos lecturas tienen la misma documentación detrás, y la única manera honesta de cerrar esto es preguntarlo por un caso de soporte con tu número de inquilino y guardar la respuesta por escrito.

Lo que sí dice la documentación sin ambigüedad, tres veces en la misma página —una por carga de trabajo: sitios, buzones y cuentas—, es la parte de la factura: «Existing backups for those mailboxes aren't deleted and will be charged». Quitar un buzón de la política detiene las copias futuras, pero el cargo sigue corriendo hasta que caduque lo ya guardado.

El archivo que sube a 3 TB no es una copia

La otra novedad de estas semanas es que el archivo de expansión automática de Exchange Online sube de 1,5 TB a 3 TB por buzón. El aviso MC1472592 lo anuncia para el inquilino comercial de mediados a finales de octubre, y el MC1521615 hace lo propio para GCC, GCC High y DoD de mediados de noviembre a principios de diciembre. Requiere licencia de la familia E5, A5 o G5, alguno de los paquetes de Purview, los complementos F5 de cumplimiento o la combinación de las minisuites de eDiscovery & Audit e Insider Risk Management junto con la de Information Protection & Governance; sin una de ellas, el límite se queda en 1,5 TB. Y lo bueno: «No per-GB consumption charge is introduced as part of this change».

Es una buena noticia y se agradece. Lo que no es, es una copia de seguridad. Un archivo de expansión automática es capacidad dentro del mismo buzón: vive bajo el mismo inquilino, lo alcanza el mismo administrador que puede equivocarse y lo alcanza la misma cuenta que puede quedar comprometida. Que quepan 3 TB en vez de 1,5 TB no cambia ninguna de esas tres cosas. Conviene decir que Microsoft tampoco lo vende como copia: los dos avisos hablan de capacidad y de licencias, y en ningún momento de copia de seguridad. La confusión no la pone el fabricante, la pone la palabra.

La FAQ de Microsoft 365 Backup desarma, además, uno por uno los tres sustitutos que nos encontramos en reuniones. Las copias de recuperación ante desastres: «A DR copy with Microsoft 365 maintains the current state of content, not any historical versions from prior points in time» —mantienen el estado actual, que es justo lo que no sirve cuando el estado actual es el problema—. Las versiones de fichero: no escalan a una recuperación masiva y «might also be exhausted depending on the version limit set by the admin». Y las retenciones legales, que es la respuesta favorita de quien ya ha pagado por Purview: «optimized for export (for example, via eDiscovery), not for mass restore». Retienen lo que les pidas, y lo hacen bien; lo que no hacen es devolverte el correo de ochocientos buzones un martes a las nueve.

Y la primera pregunta de esa FAQ, la que abre la página, es la que más nos gusta: «Has Microsoft's stance on shared responsibility of data protection changed?». Respuesta: «No, we still have the same point of view, but are now offering more tools…». El fabricante sigue diciendo lo mismo que decía antes de vender el producto. Tus datos siguen siendo tuyos, y la copia también.

Lo que no entra, dicho por el propio fabricante

Cuatro límites que están escritos y que casi nunca llegan a la hoja de requisitos:

Hay además un matiz sobre el objetivo de punto de recuperación que se malinterpreta a menudo. Los diez minutos de Exchange Online no son una instantánea cada diez minutos; la FAQ es tajante: «We're not taking snapshots every 10 minutes». Lo que hay es que todos los cambios sobre un elemento se guardan como una versión nueva cada diez minutos, por muchos cambios que haya dentro de ese rato. Con una excepción que juega a tu favor: «The backup frequency does not apply to deletions. All deletions are backed up».

Cuatro preguntas antes de tocar el desplegable

La cuarta pregunta es la que más veces se queda sin responder, y no por dejadez: el producto está bien hecho y es fácil creer que la casilla ya lo cubre todo. Es el mismo mecanismo que contamos cuando una casilla protege una carga de trabajo entera y la base de facturación no coincide con el informe de uso que todo el mundo mira.

Cómo lo planteamos nosotros

No somos resellers de ninguna plataforma concreta: recomendamos según el caso y no según la comisión. Dicho eso: el producto nativo es bueno en lo que hace, que es devolverte mucho dato rápido dentro del propio inquilino. Lo que no hace, porque no está diseñado para eso, es darte una copia que viva fuera de ese inquilino y que sobreviva a que alguien con credenciales de administrador decida darla de baja. Para eso trabajamos con Proxmox Backup Server y Veeam, con la regla 3-2-1 y copias inmutables de verdad, que es de lo que va nuestro Backup 365. Decidir qué ventana pones, qué queda fuera y dónde vive la segunda copia es trabajo de consultoría, y es una decisión con cifras, no con eslóganes. Si quieres que miremos tu inquilino contigo, está el formulario de contacto.

Si de todo esto te quedas con una sola cosa, que sea la asimetría del desplegable. Hacia arriba, cuesta dinero y se deshace. Hacia abajo, es gratis y no se deshace. La mayoría de los ajustes de una consola se parecen más a lo primero, y por eso este se toca con la misma confianza. No lo es.

Fuentes. Consultadas el 4 de noviembre de 2026. Los cuatro valores de la ventana de recuperación, el valor por defecto de un año para políticas y artefactos existentes, las frases sobre subir y bajar la ventana, las dos formas de provocar una reducción, el periodo de gracia de treinta días, la imposibilidad de cambiarla en una política pausada o con una ejecución en curso, la frase sobre lo que se quita de una política, la nota repetida «Existing backups ... will be charged» y las tres frases de otros apartados que dicen la versión variable de la retención son de «Create, view, and edit backup policies in Microsoft 365 Backup» de Microsoft Learn. El precio de 0,15 $ por GiB y mes, las restauraciones gratuitas, los objetivos de punto de recuperación, los límites de escala, el aviso multiadministrador, los noventa días de gracia tras la baja y las frases sobre almacenamiento append-only frente a inmutable son de «Overview of Microsoft 365 Backup». Los tipos de buzón soportados, las cinco plantillas de SharePoint no soportadas, la retención de un año al quitar un usuario de la política, la frase de las 52 semanas para SharePoint, las respuestas sobre recuperación ante desastres, versiones y retenciones legales, la cesión de control en un solo sentido y el matiz de los diez minutos son de la FAQ de Microsoft 365 Backup. El aumento del archivo de expansión automática de 1,5 TB a 3 TB, las licencias exigidas, la ausencia de cargo por GB y las fechas de despliegue son de los avisos del Centro de mensajes MC1472592 (inquilino comercial, de mediados a finales de octubre de 2026) y MC1521615 (GCC, GCC High y DoD, de mediados de noviembre a principios de diciembre de 2026). La contradicción entre la página de políticas y la FAQ sobre cuánto se guarda lo retirado es una lectura nuestra de los dos textos, no una afirmación de Microsoft: por eso no decimos cuál prevalece y recomendamos confirmarlo por soporte. Las aritméticas de la factura (veinticuatro mensualidades frente a tres, el 7,4 % entre GB y GiB) son cuentas nuestras sobre el precio publicado. Las citas se dejan en su inglés original para que se puedan buscar literalmente. La fotografía de la imagen social es «National Archive of Belarus storage 1», de Homoatrox, CC BY-SA 4.0 vía Wikimedia Commons.