Una casilla protegerá una carga de trabajo entera en Microsoft 365 Backup. Lo que factura no es lo que ves en el informe de uso

Microsoft factura Microsoft 365 Backup a 0,15 $ por GB y mes del contenido protegido. Su propio ejemplo: un sitio de SharePoint de 1 GB que arrastra 0,5 GB en la papelera de segunda fase, más un buzón de 1 GB que tiene un archivo en línea de otro 1 GB, se facturan como 3,5 GB. Las cuatro cifras son reales y todas cuentan. El informe de uso del centro de administración, que es donde va a mirar casi todo el mundo, solo enseña dos de las cuatro.

Esto viene a cuento por un cambio que estas semanas llega a producción. Se llama Full Workload Backup, va en el aviso MC1387526 del centro de mensajes, y permite crear una política que protege una carga de trabajo entera: todos los sitios de SharePoint, o todas las cuentas de OneDrive, o todos los buzones de Exchange Online. Son tres casillas distintas, una por carga, y cada una recoge también los objetos que se creen después. El aviso se publicó en junio, la vista previa pública corrió en julio, y la disponibilidad general empieza a desplegarse a mediados de septiembre con previsión de completarse a mediados de octubre.

Conviene decir algo antes de seguir, porque el titular se presta a la alarma equivocada: nada se enciende solo. La función viene disponible, pero desactivada, y la activa un administrador a mano. Lo que cambia no es que aparezca una factura sorpresa; es que marcar la casilla se vuelve la opción cómoda, y con ella el alcance de la copia —que es una decisión de arquitectura y de presupuesto— se convierte en algo que crece por su cuenta cada vez que alguien crea un sitio. La casilla resuelve un problema real, el del sitio de marzo que nadie añadió a ninguna política. También hace muy fácil no medir antes.

Qué se factura exactamente

La base imponible, según la página de precios, es la suma de dos bloques. El primero es el tamaño visible: sitios de SharePoint y cuentas de OneDrive tal como salen en los informes de uso —papelera de primera fase incluida— más el buzón vivo y su archivo en línea si se usa. El segundo es lo retenido para poder recuperar: la papelera de segunda fase, la de la colección de sitios, y los elementos borrados y versionados que la copia guarda. Esa distinción entre los dos bloques va a hacer falta un par de secciones más abajo.

El ejemplo lo pone Microsoft, y lo traducimos nosotros: «si proteges un sitio de 1 GB que tiene 0,5 GB de datos en su papelera de segunda fase, y un buzón de 1 GB que tiene un archivo en línea de 1 GB, se te cobrarán 3,5 GB de uso de Microsoft 365 Backup». Está en la primera pantalla de la documentación de precios, sin esconder. La proporción de ese ejemplo tampoco es una ley: depende de cuánto archivo en línea y cuánta papelera acumule cada inquilino, y habrá casos con mucho menos recargo y casos con bastante más.

Microsoft avisa de que su informe está incompleto. El informe es lo que todo el mundo mira

Para estimar el coste, lo natural es abrir Uso en el centro de administración y mirar cuánto ocupan OneDrive, SharePoint y los buzones. La documentación lo desaconseja con la frase entera, que merece leerse completa y no solo por la cola: «el centro de administración ofrece mejor visualización del crecimiento, pero no incluye los tamaños de la papelera de segunda fase ni de los archivos en línea, y por tanto está incompleto». La última parte, en el original, es «and is thus incomplete».

Y Microsoft no se queda ahí: publica una calculadora de precios en Excel, aka.ms/M365BackupCalculator, cuya casilla de entrada dice de forma explícita que el total debe incluir el tamaño de los datos vivos más el de las papeleras y el de los archivos en línea del inquilino. O sea que la información está, la herramienta está y la advertencia está. Nada de esto es letra pequeña. Lo que pasa es que el informe de uso se abre en dos clics y la calculadora hay que descargarla, y ahí es donde se decide, en la práctica, con qué número va a ir alguien a una reunión de presupuesto.

Puesto en números el desfase: en el ejemplo oficial, el informe de uso te habría enseñado 2 GB —el sitio y el buzón— y la factura son 3,5. Un 75% más de lo que muestra el informe, no de lo que tienes: el archivo en línea de 1 GB es correo real que el usuario ve en su Outlook. La otra ruta que sí sirve es PowerShell, y también la da la misma página: Get-SPOSite para sitios y papelera de primera fase, Get-PnPRecycleBinItem -SecondStage para lo que no aparece por ningún otro sitio, y Get-MailboxStatistics -Identity <usuario> -Archive para el archivo en línea de cada buzón. En un inquilino de unas decenas de sitios es media mañana; con miles, el segundo cmdlet enumera elemento a elemento y hay que conectarse a cada sitio, así que es un script y una noche.

Limpiar no baja la factura hasta dentro de un año

Este es el detalle que rompe el reflejo de cualquiera que haya gestionado un coste por consumo, y también lo cuenta Microsoft con un ejemplo propio: si tienes un sitio protegido de 1 GB, pagas por 1 GB; si borras contenido y el sitio se queda en 0,5 GB, la factura del mes siguiente sigue siendo de 1 GB, porque la copia retiene lo borrado durante la ventana de recuperación. Solo cuando esa ventana expira —un año, en el ejemplo— deja de contar el medio giga.

La misma trampa temporal aplica a la palanca de sacar cosas de la política. La documentación dice que, al retirar un sitio o un buzón de la protección, se sigue usando el tamaño que tenía en el momento de retirarlo como aproximación de su tamaño vivo hasta que expiran los puntos de restauración. El lado bueno es que a partir de ahí ya no puede subir. El lado incómodo es que tampoco baja en el trimestre en que a alguien le hace falta que baje.

Aquí hay que ser exacto con una cuenta que es fácil hacer mal, y la hicimos mal en un primer borrador de este artículo. La ventana de recuperación no multiplica la factura. Solo actúa sobre el segundo de los dos bloques, el de lo borrado y versionado que se retiene; el tamaño vivo se paga igual con 3 meses que con 2 años. En el ejemplo oficial, 3 de los 3,5 GB son tamaño vivo y solo 0,5 dependen de la ventana. Pasar de 2 años a 3 meses no divide el recibo por ocho: recorta la parte que depende de cuánto rota tu contenido, que en unos sitios es testimonial y en otros es la mitad de la factura. Bajar la frecuencia de puntos de restauración, en cambio, no sirve de nada, porque la propia documentación dice que no impacta materialmente el coste. Queda una palanca grande, qué proteges, y una menor, durante cuánto: 3 meses, 6, 1 año o 2 años por política, con las políticas ya existentes en 1 año por defecto.

Purview borra y la copia no se entera

Hay una frase en la documentación que merece leerse dos veces: las políticas de retención y eliminación —las de Purview, por ejemplo— no afectan a la ventana de recuperación del backup, que permanece completamente aislada de esas políticas. Para resistir un borrado malicioso es justo lo que quieres, que quien manipule la retención no toque la copia. En septiembre escribimos sobre Priority Cleanup, la función que borra por encima de la retención, y este aislamiento es su contrapeso.

Microsoft no lo dice con estas palabras, pero la consecuencia práctica conviene verla venir: si alguien ejerce su derecho de supresión, el borrado que ejecutas en Purview no llega a la copia. La única salida documentada es dar de baja el producto entero, que no es un borrado quirúrgico, y que además arrastra un periodo de gracia de 90 días durante el cual las copias siguen siendo recuperables. Microsoft es consciente de la tensión y la menciona al explicar por qué no bloquea el borrado: la inmutabilidad total tiene, en sus palabras, el inconveniente de la falta de control para el RGPD. Esto es nuestra lectura de la consecuencia, no una interpretación jurídica. Si tu organización tiene obligaciones de cumplimiento concretas, la conversación toca tenerla antes de marcar la casilla.

Qué te protege de un administrador comprometido

De la arquitectura de estas copias ya escribimos en agosto, cuando contamos que nunca salen del límite de confianza de Microsoft 365, así que aquí solo va lo que aporta al asunto de hoy. La documentación se contradice consigo misma sobre la inmutabilidad y conviene citar las dos frases: en un sitio dice que el producto cumple la definición de almacenamiento inmutable salvo por lo de impedir el borrado, y en otro afirma que «las copias son inmutables a menos que las borre expresamente el administrador de la herramienta de Backup mediante la baja del producto». La segunda suena mejor y dice lo mismo que la primera, con la excepción metida en la subordinada.

Lo que queda como control real, entonces, son tres cosas: los 90 días de gracia tras la baja, el aislamiento frente a Purview y una notificación por correo a un grupo de administradores predefinido cuando alguien hace algo potencialmente dañino con la herramienta. Ese último merece un matiz que casi nunca se cuenta: llega como resumen diario, no en tiempo real, y admite hasta veinte destinatarios individuales además de listas y grupos. Un resumen que sale al día siguiente sirve para enterarse; para frenar a alguien que actúa esta tarde, no. Vale la pena decidir hoy quién está en esa lista.

Lo que hace bien, con los números tal como están publicados

El producto ataca el problema correcto, que no es tener la copia sino cuánto tardas en volver, y las copias se hacen dentro del propio límite de datos del servicio, sin sacar terabytes por un tubo. Ahora bien, las cifras de restauración hay que darlas como están, y en la misma página no cuadran del todo entre sí. Para un solo sitio, un apartado dice que con un punto de restauración exprés se restaura un sitio de menos de 1 TB en menos de 20 minutos; una tabla dice 30 minutos para una unidad de protección; y una nota al pie dice que puede ir de 10 a 120 minutos según el tamaño. Para restauraciones masivas, la tabla de características habla de un ritmo mediano de 1 a 3 TB por hora y la de rendimiento de hasta 250 unidades de protección por hora y hasta 2 TB por hora. En Exchange, del orden de 100 a 500 elementos por buzón y minuto.

Microsoft acompaña esos números de una advertencia que rara vez se cita: los de más de 1.000 unidades salen de pruebas internas con sitios de 12 GB de media y buzones de unos 26.000 elementos. Si tus sitios pesan cinco veces eso, el número no es el tuyo. Aun con ese descuento, son cifras buenas para un escenario de recuperación masiva, y hay que decirlo.

Hay otra contradicción que conviene declarar antes de prometerle nada a dirección. La tabla de características marca la restauración de ficheros sueltos por versiones como coming soon, mientras que el apartado de rendimiento de la misma página describe la opción granular de carpeta y fichero como si existiera, con restauraciones «de un par de minutos de media». Hasta que no lo veas funcionando en tu inquilino, no lo des por hecho. Lo que sí está claro es la unidad de copia, que es el sitio o la cuenta entera, y que en Exchange la restauración devuelve los elementos a la misma carpeta o a otra dentro del buzón del usuario. Si tu escenario es recuperar lo que borró alguien que ya no está en la empresa, este no siempre es el camino; de las capas que hay debajo hablamos al contar los 14 días y los 30 GB de elementos recuperables de Exchange Online.

Cuándo marcar la casilla sin pensarlo

Si eres una empresa de veinte personas con un inquilino de unos pocos cientos de gigas y sin contenido regulado, márcala y deja de leer. A ese tamaño la aritmética entera de este artículo cabe en el margen de error de una factura de telefonía, y la alternativa realista para muchas empresas así no es una copia mejor sino ninguna copia. Lo decimos sabiendo que nos vende menos.

Si tienes terabytes en SharePoint, buzones con archivo en línea, contenido sujeto a plazos legales o una obligación real de guardar una copia fuera del proveedor, el orden importa: medir con PowerShell o con la calculadora, elegir ventana por política en vez de dejarlo todo en el año por defecto, decidir qué queda fuera sabiendo que salir de la política tarda en notarse, y marcar la casilla después. Un rato de trabajo aburrido al principio se corrige en minutos; un alcance mal puesto tarda doce meses en salir del recibo.

Nosotros no vendemos licencias de Microsoft ni de nadie, así que no nos cambia nada que actives esto o no. Lo que hacemos en Backup 365 es la parte que ninguna casilla decide: qué se protege, cuánto tiempo, qué se queda fuera, y qué copia vive fuera del proveedor cuando el caso lo pide. Después viene la única prueba que cuenta, que es restaurar de verdad y cronometrarlo. Nuestro último simulacro de recuperación completa fue de 14 minutos, y es un dato interno de una prueba nuestra, no una promesa contractual. Un backup sin probar es un amuleto.

Nota de fuentes

De la página oficial Pricing model for Microsoft 365 Backup de Microsoft Learn (actualizada el 18 de agosto de 2026) salen: el precio de lista de 0,15 $ por GB y mes de contenido protegido; la composición de la base facturable en dos bloques; el ejemplo de los 3,5 GB; el ejemplo del sitio que baja a 0,5 GB y sigue facturando 1 GB durante un año; que al retirar un sitio o buzón de la política se usa como aproximación el tamaño que tenía al retirarlo; que la frecuencia de puntos de restauración no impacta materialmente el coste; la frase completa sobre el centro de administración («The admin center provides better growth visualization, but doesn't include the second-stage recycle bin or online archive sizes, and is thus incomplete»); la calculadora aka.ms/M365BackupCalculator y la indicación de que su campo de almacenamiento total debe sumar datos vivos, papeleras y archivos en línea; y los tres cmdlets de PowerShell. De la página oficial Overview of Microsoft 365 Backup salen: que las restauraciones son gratuitas; las ventanas de recuperación de 3, 6, 12 y 24 meses con el valor por defecto de un año; las cifras de restauración (menos de 20 minutos para un sitio de menos de 1 TB con punto exprés, 30 minutos para una unidad de protección en la tabla de rendimiento, entre 10 y 120 minutos en la nota al pie, de 1 a 3 TB por hora en la tabla de características, hasta 250 unidades y 2 TB por hora en la de rendimiento, 100-500 elementos por buzón y minuto en Exchange) y la advertencia de que las cifras de más de 1.000 unidades proceden de pruebas internas con sitios de 12 GB de media y buzones de unos 26.000 elementos; la marca coming soon de la restauración por versiones frente al apartado que describe la restauración granular de carpeta y fichero, contradicción que señalamos nosotros; la restauración de Exchange a la misma carpeta o a otra dentro del buzón del usuario; las dos frases sobre inmutabilidad («follows that definition except for disallowing deletion» y «The backups are immutable unless expressly deleted by the Backup tool admin via product offboarding»); el periodo de gracia de 90 días; el aislamiento respecto de las políticas de Purview; y que los datos no salen del límite de confianza de Microsoft 365. Que la notificación multiadministrador llega como resumen diario y admite hasta veinte destinatarios individuales además de listas y grupos es de la documentación de configuración de Microsoft 365 Backup y del aviso MC1102791. Los detalles de Full Workload Backup —aviso MC1387526 publicado en junio de 2026, vista previa pública en julio, una política por carga de trabajo, protección automática de los objetos elegibles no cubiertos por otra política incluidos los creados después, precedencia de las políticas personalizadas, disponible pero desactivado hasta que un administrador lo active, disponibilidad general a partir de mediados de septiembre con previsión de completarse a mediados de octubre de 2026— proceden del propio aviso del centro de mensajes tal como lo recogen los recopilatorios públicos de cambios de Microsoft 365; no hemos consultado el centro de mensajes de un inquilino. Las citas en castellano y catalán son traducción nuestra del original inglés; cuando el matiz dependía de la palabra exacta hemos dejado el original. La mención al derecho de supresión es nuestra lectura de la consecuencia práctica del aislamiento, no una interpretación jurídica ni un consejo legal. El dato de los 14 minutos es de un simulacro interno de everyWAN y lo damos como tal. La fotografía de portada es de The National Archives (Reino Unido), publicada en Wikimedia Commons bajo licencia CC BY 3.0.