Elementos recuperables: 14 días, 30 GB y el día que el buzón deja de poder borrar

En cada buzón de Exchange Online hay una carpeta que no aparece en Outlook y que es la que te salva el día que alguien vacía la papelera con algo dentro. Se llama Elementos recuperables y tiene dos límites que casi nadie ha mirado nunca: guarda 14 días por defecto y le caben 30 GB. Si pones el buzón bajo una retención, el techo sube a 100 GB y, a cambio, la carpeta deja de vaciarse: a partir de ahí solo entra. Y el día que toca el techo —esto lo dice la documentación de Microsoft, no nosotros— el usuario no puede borrar, se dejan de guardar las versiones de lo que edita y se dejan de escribir las entradas de auditoría. El control que pusiste para conservarlo todo se rompe justo por donde tenía que sostener.

Lo que sigue es cómo se mide eso en un inquilino real, con dos comandos, y qué se hace con el resultado. No hay ningún truco ni ninguna configuración escondida: está todo publicado y lleva años ahí. Lo que pasa es que es de esas cosas que solo se miran cuando ya han fallado, y entonces el síntoma que llega al soporte no es «se ha llenado una carpeta de sistema», sino «no puedo borrar este correo», que suena a chorrada.

Dónde va lo que borras

Hay tres verbos y conviene no mezclarlos. Eliminar es mandar algo a la carpeta Elementos eliminados, la papelera de toda la vida. Eliminación temporal es lo que ocurre cuando el usuario vacía esa papelera o pulsa Mayús+Supr: el elemento sale de la vista y aterriza en Elementos recuperables. Eliminación permanente es cuando el elemento queda marcado para desaparecer de la base de datos. Solo el segundo escalón es el que la gente entiende como «lo he borrado del todo», y es justo el que todavía tiene arreglo.

Elementos recuperables vive en el subárbol no-IPM del buzón, que es la parte que ningún cliente de correo enseña. Dentro hay más carpetas de las que casi nadie sabe: Deletions (lo único que el usuario ve, a través de «Recuperar elementos eliminados»), Versions (copias previas de los correos modificados, solo si hay retención), Purges (lo que se eliminó permanentemente, si hay retención o recuperación de un solo elemento), DiscoveryHolds, SubstrateHolds (mensajes de Teams), Audits y el registro del calendario. Y tiene su propia cuota: cuando un elemento se mueve aquí, su tamaño se resta de la cuota del buzón y se suma al de esta carpeta.

Los dos relojes: 14 días y 30 GB

El primero es el plazo. Un buzón de Exchange Online conserva lo eliminado permanentemente 14 días por defecto, y puedes subirlo hasta un máximo de 30. No hay 60, ni 90, ni «configurable a gusto»: treinta y se acabó. Se cambia buzón a buzón o de golpe:

Set-Mailbox -Identity "[email protected]" -RetainDeletedItemsFor 30

Get-Mailbox -ResultSize unlimited -Filter "RecipientTypeDetails -eq 'UserMailbox'" |
    Set-Mailbox -RetainDeletedItemsFor 30

Y aquí va el primer detalle que muerde, porque está en una nota al pie de la propia documentación: «estos comandos solo se aplican a los buzones existentes y no afectarán a los buzones nuevos que crees en el futuro». O sea que subes los 30 días hoy, te apuntas el tanto, y el comercial que entra en octubre arranca con 14 sin que nadie se entere. Para que el valor sea el de la casa hay que tocar el plan de buzón con Set-MailboxPlan, no el buzón. Es exactamente el tipo de ajuste que se hace una vez, se documenta, y no se vuelve a mirar hasta que alguien compara dos buzones y no cuadran.

El segundo reloj es el tamaño. La cuota de Elementos recuperables en Exchange Online es de 20 GB de aviso y 30 GB de límite duro. Mientras el buzón no esté bajo retención, el sistema se apaña solo: el Asistente de carpetas administradas purga lo que ha cumplido el plazo, y si se alcanza la cuota de aviso antes de que venza ese plazo, empieza a purgar por orden de llegada, el más viejo primero. Dicho de otro modo: sin retención, la carpeta se autolimpia y nunca vas a ver el techo. Con una excepción bonita, los elementos de calendario, que se purgan a los 120 días y no a los 14.

Y un matiz que trae la propia página y que cambia a quién le sirve el primer reloj: «si pones un buzón en retención por juicio, el límite de retención se ignora». O sea que subir los 30 días es la mejora barata para el resto del parque, pero no hace nada por los buzones de los que va este artículo. En esos, el reloj que manda es el otro: el de los gigas.

Los dos comandos que te dicen cuánto te queda

El primero mide la carpeta. El ámbito RecoverableItems devuelve la carpeta y sus subcarpetas Deletions, DiscoveryHolds, Purges y Versions, que es justo lo que quieres ver desglosado para saber qué te está llenando el cubo:

Get-EXOMailboxFolderStatistics -Identity "[email protected]" -FolderScope RecoverableItems |
    Format-Table Name, FolderAndSubfolderSize, ItemsInFolderAndSubfolders -AutoSize

Get-Mailbox -Identity "[email protected]" | Format-List `
    RetainDeletedItemsFor, SingleItemRecoveryEnabled, LitigationHoldEnabled, InPlaceHolds, ArchiveStatus

El segundo te dice en qué régimen está ese buzón, que es lo que decide todo lo demás: cuántos días guarda, si hay retención por juicio, si hay retenciones de Purview aplicadas y —esto importa mucho, ya lo verás— si el archivo está habilitado. Microsoft recomienda usar Get-EXOMailboxFolderStatistics en lugar del clásico Get-MailboxFolderStatistics cuando trabajas contra Exchange Online; el clásico sigue funcionando y acepta los mismos ámbitos.

La retención sube el techo y cierra el desagüe

En cuanto pones el buzón en retención por juicio, en In-Place Hold o le aplicas una directiva de retención de Microsoft 365, pasan dos cosas a la vez. La buena: la cuota sube automáticamente de 20/30 GB a 90 GB de aviso y 100 GB de límite (y a 95/105 si además tiene el archivo habilitado). La mala: poner un buzón en retención detiene al Asistente de carpetas administradas, que deja de purgar automáticamente de DiscoveryHolds, Deletions y Purges. Además se activa la protección de copia en escritura, que guarda una copia previa de cada elemento que el usuario modifique.

Súmalo: entra más (ahora también las versiones de cada correo que se toca) y no sale nada. Una carpeta que solo crece con un límite duro es una cuenta atrás. Y esto es lo que dice la documentación que pasa cuando se agota, palabra por palabra:

• Los usuarios del buzón no pueden eliminar elementos.
• El Asistente de carpetas administradas no puede eliminar elementos según las etiquetas de retención.
• La protección de copia en escritura no puede mantener versiones de los elementos que el usuario edite.
• Si el buzón tiene auditoría activada, no se guarda ninguna entrada del registro de auditoría en Audits.

Léelos otra vez con la pregunta de para qué pusiste la retención. La pusiste para conservar lo que se borra, para conservar las versiones anteriores de lo que se edita y para poder demostrar después quién hizo qué. Los tres últimos puntos de esa lista son exactamente esas tres cosas dejando de funcionar. Y no hay aviso: nadie recibe un correo, no salta ninguna alerta en el centro de administración. Lo único que ocurre en el mundo real es que a alguien Outlook no le deja borrar un mensaje, y esa persona lo va a contar como un problema de Outlook.

El desagüe existe. Casi nadie lo ha conectado.

La directiva MRM predeterminada que se aplica automáticamente a los buzones nuevos de Exchange Online trae una etiqueta llamada «Recoverable Items 14 days move to archive». Hace lo que promete: pasados 14 días, mueve lo que hay en Elementos recuperables del buzón principal a Elementos recuperables del archivo. Ese es el desagüe. Y viene de fábrica. Con un matiz: lo que está en Deletions se rige antes por tu RetainDeletedItemsFor, y solo después empieza ese viaje. La frase que casi nadie ha leído es la siguiente: «para que esto ocurra, el buzón de archivo del usuario debe estar habilitado. Si el archivo no está habilitado, no se realiza ninguna acción».

Ahí está el nudo. El mecanismo de vaciado viene puesto y no hace absolutamente nada mientras el archivo esté sin habilitar. Con el archivo activado y el archivado de expansión automática encendido, la carpeta del buzón principal pasa a 110 GB y el conjunto de archivo más elementos recuperables llega hasta 1,5 TB. Si además quieres que el desagüe corra al mismo ritmo que tu plazo de retención de eliminados, la propia guía de Microsoft recomienda crear una etiqueta a medida y cuadrarla con él:

New-RetentionPolicyTag -Name "Recoverable Items 30 days for mailboxes on hold" `
    -Type RecoverableItems -AgeLimitForRetention 30 -RetentionAction MoveToArchive

Start-ManagedFolderAssistant "[email protected]"

El segundo comando existe porque el asistente puede tardar hasta 7 días en procesar los buzones con la configuración nueva, y siete días esperando a ver si algo funciona es mucho rato. Y una advertencia honesta antes de que le des al botón: al habilitar el archivo, la directiva predeterminada también mueve al archivo el correo con más de dos años. Al usuario le van a desaparecer cosas del buzón principal —seguirán ahí, en otra carpeta— y si no se lo has dicho antes, ese es tu ticket de mañana. Lo contamos con más detalle en lo que pasa cuando archivas por política.

La carpeta que no vuelve ni con retención por juicio

Este es el dato que peor se encaja de todo el artículo, y el que menos gente conoce. Si un usuario pulsa Mayús+Supr sobre una carpeta que él mismo creó, o borra una carpeta que estaba dentro de Elementos eliminados, esa carpeta se elimina permanentemente y no se puede recuperar ni aunque el buzón esté en retención por juicio o In-Place Hold. Su contenido sí baja a Deletions y se puede recuperar durante 14 días. No aplica a las carpetas por defecto —Bandeja de entrada, Enviados, Borradores, Eliminados, Correo no deseado, Archivo, Bandeja de salida—, que no se van a ningún sitio.

Traducido a lo que le pasa a una persona: la retención conserva elementos, no la estructura. Un jefe de proyecto con una carpeta por cliente que borra la carpeta madre recupera todos sus correos, sí, pero los recupera en un montón. Con años de correo dentro, eso no es una recuperación: es una penitencia. Y no hay retención legal, por cara que sea, que te devuelva el árbol de carpetas. Eso solo lo devuelve una copia hecha fuera.

Cuándo esto no es tu problema

Si en tu inquilino no hay ninguna retención puesta, ni retenciones por juicio, ni directivas de Purview aplicadas a buzones, este artículo es una curiosidad y nada más. El mecanismo se autolimpia, la cuota nunca se acerca al techo y no vas a ver el problema jamás. Sube el plazo a 30 días —es gratis, tarda un minuto y es lo único aquí que le va a servir a todo el mundo— y sigue con tu día.

Y si tu única preocupación es «alguien ha borrado un correo esta mañana», con estos catorce o treinta días te sobra y no necesitas comprar nada a nadie. Lo decimos claro porque es verdad, aunque no ayude a vender. Esto empieza a importar de otra manera cuando hay retenciones puestas, cuando hay buzones con ocho años de historia dentro, cuando alguien ha activado auditoría para poder responder a una pregunta incómoda dentro de dos años, o cuando lo que se borró no fue un correo sino una carpeta entera.

Seis comprobaciones para esta mañana

• Lista los buzones con retención (LitigationHoldEnabled o InPlaceHolds con valor) y mide su carpeta de elementos recuperables. Son los únicos que pueden llegar al techo.
• De esos, comprueba cuáles tienen el archivo habilitado. Los que no lo tengan son los que tienen el desagüe cerrado.
• Apunta hoy el tamaño de cada uno con fecha. Sin la segunda medición no tienes pendiente, y sin pendiente no tienes plazo.
• Sube RetainDeletedItemsFor a 30 en los buzones existentes y en el plan de buzón, o el próximo alta volverá a nacer con 14 días.
• Si vas a habilitar archivos, avisa a los usuarios el día antes de lo que van a ver. Cuesta un correo y te ahorra la tarde.
• Pregúntate qué recuperas si mañana desaparece una carpeta con años de correo dentro. Si la respuesta es «los correos, sin carpetas», ya sabes lo que te falta.

Lo que compra una copia hecha fuera

Nada de esto es un defecto de Exchange Online: es una red de seguridad que hace lo que dice que hace y lo tiene publicado. Lo que pasa es que sus tres propiedades rara vez se dicen seguidas. Se acaba: 30 GB, o 100 con retención. Se apaga cuando se llena, y las tres cosas que deja de hacer son las tres por las que la pusiste. Y vive en el mismo sitio que el original, dentro del mismo inquilino, sujeta a las mismas políticas y a los mismos errores administrativos — que es de lo que hablamos en por qué una copia que nunca sale de Microsoft no es una copia y en por qué la retención no es un backup.

Nuestro servicio de Backup 365 existe por esas tres frases, no por un catálogo: una copia que sale del inquilino y tiene su propio calendario de retención. Y con eso viene la pregunta que hay que hacerle a cualquier herramienta de copia, la nuestra incluida, antes de firmarla: ¿me devuelve el buzón con su árbol de carpetas, o me devuelve un montón de correos sueltos? Es la prueba que separa una copia de un archivador. Y el trabajo aburrido de antes —repasar qué buzones tienen retención, cuáles tienen archivo, qué plazo hay configurado en el plan— es parte de cómo llevamos un inquilino de Microsoft 365, con el soporte que atiende el ticket de «no puedo borrar un correo» sabiendo lo que hay detrás.

Fuentes (verificadas una a una): subcarpetas de Elementos recuperables, plazo por defecto de 14 días, purga de elementos de calendario a los 120 días, purga FIFO al alcanzar la cuota de aviso, cuotas de 20/30 GB y 90/100 GB, elevación a 95/105 GB con archivo, comportamiento al alcanzar la cuota (los cuatro puntos citados), parada del Asistente de carpetas administradas con retención, copia en escritura y eliminación permanente de carpetas creadas por el usuario — Microsoft Learn, «Recoverable Items folder in Exchange Online»; máximo de 30 días, comandos Set-Mailbox -RetainDeletedItemsFor y la nota de que no afectan a los buzones nuevos — Microsoft Learn, retención de elementos eliminados; etiqueta «Recoverable Items 14 days move to archive» de la directiva MRM predeterminada, la condición de que el archivo esté habilitado, los 110 GB y 1,5 TB con archivado de expansión automática, New-RetentionPolicyTag y los 7 días del asistente — Microsoft Learn, cuota de elementos recuperables en buzones con retención (esa página conserva un aviso de ámbito para organizaciones de 21Vianet tras la retirada del eDiscovery clásico; la etiqueta de la directiva MRM predeterminada y sus 14 días están confirmados aparte en Default Retention Policy in Exchange Online); ámbito RecoverableItems y recomendación de usar Get-EXOMailboxFolderStatistics — referencia del cmdlet. Todo consultado el 29 de agosto de 2026. La cuenta de la pendiente mensual es nuestra y sale de dos mediciones tuyas, no de ninguna estadística publicada. Los comandos son los de la documentación oficial: pruébalos primero contra un buzón que no importe.