Project Online cierra el 30 de septiembre: sin licencia no hay exportación

El 30 de septiembre Microsoft apaga Project Online. La frase del anuncio es corta y no admite lectura amable: después de esa fecha, los sitios de Project Web App y los datos asociados dejan de estar disponibles. Pero lo que decide si tú llegas a tiempo no está en esa frase. Está en las condiciones de licenciamiento de la descripción del servicio, publicadas mucho antes del anuncio y en otra página: cualquier interacción con un sitio de Project Online requiere, como mínimo, una suscripción Plan 3 o Plan 5 viva en el tenant. Es decir: la licencia que ibas a dar de baja para ahorrar durante la migración es exactamente la misma que necesitas para exportar.

No es un post sobre gestión de proyectos. Es un post sobre qué pasa con tus datos el día que la aplicación que los guarda deja de existir, y sobre por qué esa fecha casi nunca la pones tú. Project Online es el ejemplo que toca esta semana porque tiene fecha y tiene letra pequeña verificable. El patrón se repite con cualquier cosa que pagues por meses.

Qué se apaga y qué no

Lo que se retira es Project Online, el producto de gestión de cartera que vive sobre SharePoint Online y que se usa a través de Project Web App (el PWA). La formulación de Microsoft es esta: «Project Online will retire on September 30, 2026. After this date, Project Web App (PWA) sites and related data will no longer be available.» Y para que no quedara duda sobre a qué afecta, la misma comunicación añade: «This change applies only to Project Online. It does not affect Project desktop or the upcoming Microsoft Planner.»

Hay una fecha anterior que ya pasó y que a mucha gente le rompió cosas sin que lo relacionara con esto: el 2 de abril de 2026 se retiraron los flujos de trabajo de SharePoint 2013, según el aviso de Microsoft Support que acompaña al mensaje MC542767 del centro de mensajes. Son los que mueven buena parte de los automatismos de aprobación de un PWA clásico, y Microsoft dejó escrito que no habría opción de prórroga. Si este año se te quedó colgada una aprobación de proyecto y nadie supo decirte por qué, probablemente fue eso. La venta de los SKU exclusivos de Project Online terminó, según recogen las guías de migración de los partners, el 1 de octubre de 2025.

Nuestra lectura, y es opinión: el anuncio se ha contado como un cambio de producto cuando es un cierre de servicio. Un cambio de producto te deja donde estabas con otra cara. Un cierre de servicio se lleva el sitio donde estaba el dato, y con él la vía por la que accedes a ese dato.

La línea que decide si puedes exportar

La descripción oficial del servicio de Microsoft Project, en su apartado de condiciones de licenciamiento, dice literalmente: «Any interaction on a Project Online site requires at least a Project Plan 3 or Project Plan 5 subscription within the tenant.» Cualquier interacción. No dice «editar», no dice «crear proyectos». Es una condición de licenciamiento, no una descripción de qué botón se apaga, y por eso conviene leerla por lo que es: lo que te está permitido hacer sin esa suscripción es nada, y exportar es hacer algo.

Ahora piensa en lo que hace cualquier dirección financiera razonable cuando le dicen que un producto se muere en septiembre: dejar de pagarlo. Casi siempre es el movimiento correcto. Aquí es el que te deja fuera. La secuencia que nos preocupa no es exótica, es la más natural del mundo: en julio alguien mira el gasto de Microsoft 365, ve unas licencias de Project que «ya casi no usa nadie» y las quita; en septiembre el equipo que tenía que exportar se encuentra sin cobertura para entrar a un sitio que, mientras tanto, sigue ahí con todo dentro.

De aquí sale una regla que aplicamos siempre que desmontamos algo, y que no es exclusiva de Microsoft: la última licencia se da de baja después de verificar la exportación, nunca antes. Y verificar no significa que el fichero exista y pese kilobytes. Significa abrirlo, en otra máquina, sin el producto delante. Si para leer lo que has exportado necesitas volver a la aplicación que estás apagando, no has exportado nada: has hecho una captura de pantalla cara.

El segundo reloj: 120 días

Tres líneas más abajo, en el mismo bloque de condiciones, está la frase que convierte un error de licenciamiento en una pérdida definitiva: «When your last Project Plan 3 or Project Plan 5 subscription expires, your Project Online instances will be deleted after 120 days.» Ciento veinte días después de que caduque tu última Plan 3 o Plan 5, la instancia se borra. Para las suscripciones de prueba el plazo es de 30 días. No la hemos visto citada en ninguna de las guías de migración que hemos leído estos días.

Y justo encima, para el producto hermano, la regla es la contraria: las instancias de Project for the web «will not be automatically deleted until you have no active subscriptions that depend on the Microsoft Dataverse». Dos productos que se venden bajo el mismo Plan 3, con dos reglas de borrado distintas. Quien asuma que lo que sabe de uno vale para el otro va a tener un problema de calendario.

Aquí toca ser honestos con lo que no sabemos. Esa página de descripción del servicio tiene fecha de revisión de 2023 y no menciona la retirada: describe qué pasa cuando eres tú quien deja de pagar. No podemos afirmar que los 120 días se vayan a aplicar al cierre del 30 de septiembre, ni que no. Lo que sí afirmamos es que hay dos relojes escritos en sitios distintos, que el titular solo habla de uno, y que cuál te aplica depende de tu facturación. Nuestra recomendación no cambia en ninguno de los dos escenarios: no dejes que la cosa llegue a depender de esa interpretación.

Lo que hay dentro no son solo tareas

La misma descripción del servicio recuerda una cosa que en el día a día se olvida: «Project Online requires the use of SharePoint Online, which is provisioned as part of Project Online. Rights to the SharePoint Online functionality provided with Project Plan 3 or Project Plan 5 subscriptions are limited to storing and accessing data to support Project Online.» Traducido: el PWA es un sitio de SharePoint, y los derechos sobre ese SharePoint cuelgan de la suscripción de Project, no de tu SharePoint de siempre.

Eso cambia el tamaño del trabajo. Es el error que más vemos cada vez que desmontamos un repositorio, sea de Microsoft o no: se planifica como si fuera un calendario y lo que hay debajo son bibliotecas de documentos de cada proyecto, listas de riesgos e incidencias, entregables y los sitios de proyecto con sus anexos. Un volcado de tareas no se lleva nada de eso. Si el plan de salida cabe en «exportamos el cronograma», el plan de salida está mal dimensionado.

El destino no es un calco, y su letra pequeña no está donde crees

El anuncio apunta al nuevo Planner, y las guías de migración que publican los partners del programa añaden otros dos destinos habituales: Project Server Subscription Edition y Dynamics 365 Project Operations. El primero es el que se lleva el foco. Si buscas los límites publicados de Planner, la página oficial los lista: 3.000 tareas activas por plan, 9.000 tareas por plan, 200 cubos, 20 asignados por tarea. Números concretos, tranquilizadores.

Conviene leer entero el recuadro que hay en esa misma página, antes de la tabla, porque tiene tres frases y la mayoría de resúmenes solo reproducen una. Dice que el artículo aplica a «Basic plans in the Planner app in Teams» y a «All plans in other Planner endpoints (including Planner web, Planner mobile, and Planner connectors)», y luego que «It doesn't apply to To Do lists or premium plans in the Planner app in Teams.» Léelo dos veces: el mismo plan premium queda dentro o fuera de esos límites según por dónde lo abras. Desde Planner web, dentro. Desde la aplicación de Planner en Teams, fuera. Y el cierre de la página, por si quedaba alguna comodidad: «These limitations can be raised or lowered from time-to-time without a prior notice.»

Circulan unas listas muy detalladas de «qué no se migra» a Planner Premium: líneas base, camino crítico, dependencias fin-fin, bolsa de recursos, hojas de horas, vistas de cartera. No las vamos a reproducir, porque no hemos podido contrastarlas contra documentación de Microsoft y en este oficio una lista sin fuente vale lo que cuesta. Lo que sí decimos es esto: la documentación del destino pone condiciones a sus propias cifras según el cliente desde el que trabajes, y una tabla que cambia de validez según si abres el plan en el navegador o en Teams no es una tabla con la que planificar una cartera. La comparación la tienes que hacer tú, con tu PWA delante y con una prueba real.

Esto no va de Project Online

Project Online es la anécdota. El patrón es que la fecha de fin de vida de tus aplicaciones la firma otro, y que el día que la firma tú ya no estás negociando: estás ejecutando. Nos pasa con más clientes de los que nos gustaría, y casi nunca con el software que sale en las reuniones de dirección: sale con la herramienta de tickets que alguien contrató en 2018, con el gestor documental de un departamento, con la plataforma de firma electrónica que solo usa administración.

Por eso, cuando revisamos el mapa de aplicaciones de una empresa, hacemos tres preguntas por cada una. Una: ¿puedes sacar el dato sin la aplicación, o hay que estar dentro para verlo? Dos: ¿en qué formato sale, y lo sabe leer algo que no sea el fabricante? (el CSV es aburrido y por eso funciona). Y tres, la que casi nadie tiene escrita: ¿de qué licencia depende el botón de exportar?

La tercera es la que sorprende, y es la que convierte un proyecto de migración ordenado en una pérdida de datos. Ya escribimos sobre el caso inverso, cuando el reloj lo pone una política de retención y borra por encima de lo que tú creías haber configurado: allí el que decidía era el sistema, aquí el que decide es la factura. Y conviene recordar lo otro, porque es el mismo músculo: Microsoft 365 no hace tus copias por ti, ni siquiera cuando existe la casilla.

Lo que haríamos esta semana si tuvieras un PWA

Quedan pocos días y el orden importa más que la herramienta. Esto es lo que haríamos, en este orden:

• Confirmar que las licencias siguen vivas antes de tocar nada más. Si alguien ya las quitó, ese es el incidente de hoy y no la migración.
• Inventariar qué hay de verdad en el PWA: proyectos activos y cerrados, bibliotecas de documentos, listas de riesgos e incidencias, informes, sitios de proyecto. Sin esa lista no sabes cuándo has terminado.
• Exportar primero, decidir destino después. El orden inverso es el que hace perder datos: se van dos semanas en comparar plataformas y la ventana de exportación se cierra sola.
• Sacarlo en formato neutro, no en formato del destino. Un CSV y los ficheros tal cual sobreviven a que cambies de opinión dentro de seis meses; un export propietario, no.
• Abrir lo exportado en otra máquina, sin el producto. Si no se abre, no lo tienes.
• Las licencias, las últimas. Y la copia de lo exportado no vive dentro del mismo Microsoft 365 del que la acabas de sacar.

Ese último punto es el mismo que escribimos hace unos días a propósito de una región de nube que no vuelve: los clientes que no perdieron nada no tuvieron más suerte, tenían algo fuera. Aquí «fuera» no significa otro continente. Significa, como mínimo, fuera del servicio que se está apagando.

Lo que no afirmamos

Lo más importante de esta sección es lo primero: la frase de la que cuelga el titular es una condición de licenciamiento, no una descripción técnica de qué deja de funcionar. Microsoft dice que cualquier interacción requiere una Plan 3 o Plan 5 en el tenant; no documenta en esa página qué ocurre exactamente al quitar la última licencia, ni en qué momento. Que eso se traduzca en no poder exportar es nuestra inferencia, y la damos como tal: es la lectura prudente de una condición que no deja margen, no una captura de pantalla de un error. No decimos que Microsoft vaya a borrar nada el 1 de octubre: decimos que el anuncio dice que los sitios y los datos dejarán de estar disponibles, y que la cláusula de borrado a 120 días está escrita en otro sitio y con otro supuesto. No sabemos si esa cláusula se aplicará al cierre; la página que la contiene tiene fecha de revisión de 2023 y no menciona la retirada. Los tres destinos que citamos no salen todos del anuncio: el anuncio apunta al nuevo Planner, y los otros dos los recogen las guías de migración de partners. Sobre los límites de Planner no afirmamos que tu plan quede excluido: afirmamos que el recuadro de aplicabilidad depende del cliente desde el que abras el plan, que es lo que dice literalmente. No hemos verificado contra documentación de Microsoft las listas de «qué no se migra» a Planner Premium que circulan, y por eso no las damos por buenas. No hemos hecho una migración de Project Online a Planner Premium, así que no contamos experiencia propia de ese trayecto concreto: lo que aportamos es el método con el que sacamos datos de un servicio que se apaga, que sí hemos hecho muchas veces y con productos muy distintos. Tampoco conocemos tu contrato: un acuerdo empresarial negociado puede decir cosas que la descripción pública del servicio no dice. Y no somos parte interesada: no revendemos Microsoft ni ninguna de las alternativas.

Nota de fuentes

Todo consultado el 19 de septiembre de 2026. Uno, el anuncio: la comunicación de Microsoft sobre la retirada de Project Online, de donde salen las dos citas literales —«Project Online will retire on September 30, 2026. After this date, Project Web App (PWA) sites and related data will no longer be available» y «This change applies only to Project Online. It does not affect Project desktop or the upcoming Microsoft Planner»—, recogida además por comunicaciones de administradores de universidades y por la prensa técnica del sector. De ese anuncio sale también el único destino que cita Microsoft, el nuevo Planner. Dos, las condiciones de licenciamiento: la página Microsoft Project service description de Microsoft Learn, apartado Licensing terms and considerations, de donde salen la exigencia de una suscripción Plan 3 o Plan 5 en el tenant para cualquier interacción, el borrado de las instancias 120 días después de caducar la última Plan 3 o Plan 5, los 30 días de las suscripciones de prueba y la regla distinta de Project for the web ligada a Dataverse. La cita sobre SharePoint Online sale de la misma página pero de otro sitio: del bullet Use of SharePoint Online, dentro del apartado Learn more. Esa página tiene fecha de revisión de 2023. Tres, los límites del destino: la página Microsoft Planner limits de Microsoft Learn, actualizada el 21 de agosto de 2025, con su recuadro inicial completo —aplica a los planes básicos de la aplicación Planner en Teams y a todos los planes en el resto de puntos de acceso de Planner; no aplica a las listas de To Do ni a los planes premium de la aplicación Planner en Teams—, la tabla de límites (3.000 tareas activas por plan, 9.000 tareas por plan, 200 cubos, 20 asignados por tarea) y la nota final sobre cambios sin previo aviso. Cuatro, los otros dos destinos —Project Server Subscription Edition y Dynamics 365 Project Operations— salen de las guías de migración publicadas por partners del programa, no del anuncio, y va dicho así en el cuerpo. Cinco, el calendario previo: la retirada de los flujos de trabajo de SharePoint 2013 el 2 de abril de 2026 está documentada por Microsoft Support en el artículo SharePoint 2013 workflow retirement, que acompaña al mensaje MC542767 del centro de mensajes e incluye que no habría opción de prórroga; el fin de venta de los SKU exclusivos de Project Online el 1 de octubre de 2025 solo lo hemos encontrado en guías de partners y va marcado como tal. Lo que es opinión nuestra, y va dicho como tal en el cuerpo: que esto es un cierre de servicio y no un cambio de producto; la lectura de que una condición de licenciamiento sin margen equivale en la práctica a no poder exportar; la regla de dar de baja la última licencia solo después de verificar la exportación; las tres preguntas del mapa de aplicaciones; y la lista de lo que haríamos esta semana.

Imagen de portada: sala de depósito con estanterías compactas móviles del Archivo Regional Estatal de Praga, fotografía de Mojmír Churavý, Wikimedia Commons, CC0 / dominio público. Los textos y la marca los añadimos nosotros encima.